Tampilkan postingan dengan label tugas kuliah. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label tugas kuliah. Tampilkan semua postingan

Senin, 16 Maret 2009

Perkembangan Paradigma Kepemimpinan : Gaya, Tipologi, Model dan Teori Kepemimpinan


Jenis, gaya, dan ciri yang menandai perkembangan kepemimpinan masa lalu dapat dilihat dari pengetahuan atau pun teori kepemimpinan yang berkembang dalam kurun waktu tersebut. Abad 20 baru saja berlalu. Kita dapat mencatat sejarah kemanusiaan yang penuh dinamika perubahan di abad itu; termasuk perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, tak terkecuali perkembangan pengetahuan tentang paradigma kepemimpinan yang dapat meliputi gaya kepemimpinan, tipologi kepemimpinan, model-model kepemimpinan, dan teori-teori kepemimpinan. Sekalipun secara konseptual pada ketiganya terdapat perbedaan, namun sebagai telaan mengenai substansi yang sama akan terdapat korelasi bahkan interdependensi antar ketiganya.

a. Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan, pada dasarnya mengandung pengertian sebagai suatu perwujudan tingkah laku dari seorang pemimpin, yang menyangkut kemampuannya dalam memimpin. Perwujudan tersebut biasanya membentuk suatu pola atau bentuk tertentu. Pengertian gaya kepemimpinan yang demikian ini sesuai dengan pendapat yang disampaikan oleh Davis dan Newstrom (1995). Keduanya menyatakan bahwa pola tindakan pemimpin secara keseluruhan seperti yang dipersepsikan atau diacu oleh bawahan tersebut dikenal sebagai gaya kepemimpinan.

Gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin, pada dasarnya dapat diterangkan melalui tiga aliran teori berikut ini.

Teori Genetis (Keturunan). Inti dari teori menyatakan bahwa “Leader are born and nor made” (pemimpin itu dilahirkan (bakat) bukannya dibuat). Para penganut aliran teori ini mengetengahkan pendapatnya bahwa seorang pemimpin akan menjadi pemimpin karena ia telah dilahirkan dengan bakat kepemimpinan. Dalam keadaan yang bagaimanapun seseorang ditempatkan karena ia telah ditakdirkan menjadi pemimpin, sesekali kelak ia akan timbul sebagai pemimpin. Berbicara mengenai takdir, secara filosofis pandangan ini tergolong pada pandangan fasilitas atau determinitis.

Teori Sosial. Jika teori pertama di atas adalah teori yang ekstrim pada satu sisi, maka teori inipun merupakan ekstrim pada sisi lainnya. Inti aliran teori sosial ini ialah bahwa “Leader are made and not born” (pemimpin itu dibuat atau dididik bukannya kodrati). Jadi teori ini merupakan kebalikan inti teori genetika. Para penganut teori ini mengetengahkan pendapat yang mengatakan bahwa setiap orang bisa menjadi pemimpin apabila diberikan pendidikan dan pengalaman yang cukup.

Teori Ekologis. Kedua teori yang ekstrim di atas tidak seluruhnya mengandung kebenaran, maka sebagai reaksi terhadap kedua teori tersebut timbullah aliran teori ketiga. Teori yang disebut teori ekologis ini pada intinya berarti bahwa seseorang hanya akan berhasil menjadi pemimpin yang baik apabila ia telah memiliki bakat kepemimpinan. Bakat tersebut kemudian dikembangkan melalui pendidikan yang teratur dan pengalaman yang memungkinkan untuk dikembangkan lebih lanjut. Teori ini menggabungkan segi-segi positif dari kedua teori terdahulu sehingga dapat dikatakan merupakan teori yang paling mendekati kebenaran. Namun demikian, penelitian yang jauh lebih mendalam masih diperlukan untuk dapat mengatakan secara pasti apa saja faktor yang menyebabkan timbulnya sosok pemimpin yang baik.

Selain pendapat-pendapat yang menyatakan tentang timbulnya gaya kepemimpinan tersebut, Hersey dan Blanchard (1992) berpendapat bahwa gaya kepemimpinan pada dasarnya merupakan perwujudan dari tiga komponen, yaitu pemimpin itu sendiri, bawahan, serta situasi di mana proses kepemimpinan tersebut diwujudkan. Bertolak dari pemikiran tersebut, Hersey dan Blanchard (1992) mengajukan proposisi bahwa gaya kepemimpinan (k) merupakan suatu fungsi dari pimpinan (p), bawahan (b) dan situasi tertentu (s)., yang dapat dinotasikan sebagai : k = f (p, b, s).

Menurut Hersey dan Blanchard, pimpinan (p) adalah seseorang yang dapat mempengaruhi orang lain atau kelompok untuk melakukan unjuk kerja maksimum yang telah ditetapkan sesuai dengan tujuan organisasi. Organisasi akan berjalan dengan baik jika pimpinan mempunyai kecakapan dalam bidangnya, dan setiap pimpinan mempunyai keterampilan yang berbeda, seperti keterampilan teknis, manusiawi dan konseptual. Sedangkan bawahan adalah seorang atau sekelompok orang yang merupakan anggota dari suatu perkumpulan atau pengikut yang setiap saat siap melaksanakan perintah atau tugas yang telah disepakati bersama guna mencapai tujuan. Dalam suatu organisasi, bawahan mempunyai peranan yang sangat strategis, karena sukses tidaknya seseorang pimpinan bergantung kepada para pengikutnya ini. Oleh sebab itu, seorang pemimpinan dituntut untuk memilih bawahan dengan secermat mungkin.

Adapun situasi (s) menurut Hersey dan Blanchard adalah suatu keadaan yang kondusif, di mana seorang pimpinan berusaha pada saat-saat tertentu mempengaruhi perilaku orang lain agar dapat mengikuti kehendaknya dalam rangka mencapai tujuan bersama. Dalam satu situasi misalnya, tindakan pimpinan pada beberapa tahun yang lalu tentunya tidak sama dengan yang dilakukan pada saat sekarang, karena memang situasinya telah berlainan. Dengan demikian, ketiga unsur yang mempengaruhi gaya kepemimpinan tersebut, yaitu pimpinan, bawahan dan situasi merupakan unsur yang saling terkait satu dengan lainnya, dan akan menentukan tingkat keberhasilan kepemimpinan.

a. Tipologi Kepemimpinan

Dalam praktiknya, dari ketiga gaya kepemimpinan tersebut berkembang beberapa tipe kepemimpinan; di antaranya adalah sebagian berikut (Siagian,1997).

Tipe Otokratis. Seorang pemimpin yang otokratis ialah pemimpin yang memiliki kriteria atau ciri sebagai berikut: Menganggap organisasi sebagai pemilik pribadi; Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi; Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata; Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat; Terlalu tergantung kepada kekuasaan formalnya; Dalam tindakan pengge-rakkannya sering memperguna-kan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan bersifat menghukum.

Tipe Militeristis. Perlu diperhatikan terlebih dahulu bahwa yang dimaksud dari seorang pemimpin tipe militerisme berbeda dengan seorang pemimpin organisasi militer. Seorang pemimpin yang bertipe militeristis ialah seorang pemimpin yang memiliki sifat-sifat berikut : Dalam menggerakan bawahan sistem perintah yang lebih sering dipergunakan; Dalam menggerakkan bawahan senang bergantung kepada pangkat dan jabatannya; Senang pada formalitas yang berlebih-lebihan; Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahan; Sukar menerima kritikan dari bawahannya; Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.

Tipe Paternalistis. Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang paternalistis ialah seorang yang memiliki ciri sebagai berikut : menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa; bersikap terlalu melindungi (overly protective); jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil keputusan; jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil inisiatif; jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan daya kreasi dan fantasinya; dan sering bersikap maha tahu.

Tipe Karismatik. Hingga sekarang ini para ahli belum berhasil menemukan sebab-sebab-sebab mengapa seseorang pemimpin memiliki karisma. Umumnya diketahui bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar dan karenanya pada umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya yang sangat besar, meskipun para pengikut itu sering pula tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin itu. Karena kurangnya pengetahuan tentang sebab musabab seseorang menjadi pemimpin yang karismatik, maka sering hanya dikatakan bahwa pemimpin yang demikian diberkahi dengan kekuatan gaib (supra natural powers). Kekayaan, umur, kesehatan, profil tidak dapat dipergunakan sebagai kriteria untuk karisma. Gandhi bukanlah seorang yang kaya, Iskandar Zulkarnain bukanlah seorang yang fisik sehat, John F Kennedy adalah seorang pemimpin yang memiliki karisma meskipun umurnya masih muda pada waktu terpilih menjadi Presiden Amerika Serikat. Mengenai profil, Gandhi tidak dapat digolongkan sebagai orang yang ‘ganteng”.

Tipe Demokratis. Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe pemimpin yang demokratislah yang paling tepat untuk organisasi modern. Hal ini terjadi karena tipe kepemimpinan ini memiliki karakteristik sebagai berikut : dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia di dunia; selalu berusaha mensinkronisasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan pribadi dari pada bawahannya; senang menerima saran, pendapat, dan bahkan kritik dari bawahannya; selalu berusaha mengutamakan kerjasama dan teamwork dalam usaha mencapai tujuan; ikhlas memberikan kebebasan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan yang kemudian diperbaiki agar bawahan itu tidak lagi berbuat kesalahan yang sama, tetapi lebih berani untuk berbuat kesalahan yang lain; selalu berusaha untuk menjadikan bawahannya lebih sukses daripadanya; dan berusaha mengembangkan kapasitas diri pribadinya sebagai pemimpin.

Secara implisit tergambar bahwa untuk menjadi pemimpin tipe demokratis bukanlah hal yang mudah. Namun, karena pemimpin yang demikian adalah yang paling ideal, alangkah baiknya jika semua pemimpin berusaha menjadi seorang pemimpin yang demokratis.

a. Model Kepemimpinan.

Model kepemimpinan didasarkan pada pendekatan yang mengacu kepada hakikat kepemimpinan yang berlandaskan pada perilaku dan keterampilan seseorang yang berbaur kemudian membentuk gaya kepemimpinan yang berbeda. Beberapa model yang menganut pendekatan ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

Model Kepemimpinan Kontinum (Otokratis-Demokratis). Tannenbaun dan Schmidt dalam Hersey dan Blanchard (1994) berpendapat bahwa pemimpin mempengaruhi pengikutnya melalui beberapa cara, yaitu dari cara yang menonjolkan sisi ekstrim yang disebut dengan perilaku otokratis sampai dengan cara yang menonjolkan sisi ekstrim lainnya yang disebut dengan perilaku demokratis. Perilaku otokratis, pada umumnya dinilai bersifat negatif, di mana sumber kuasa atau wewenang berasal dari adanya pengaruh pimpinan. Jadi otoritas berada di tangan pemimpin, karena pemusatan kekuatan dan pengambilan keputusan ada pada dirinya serta memegang tanggung jawab penuh, sedangkan bawahannya dipengaruhi melalui ancaman dan hukuman. Selain bersifat negatif, gaya kepemimpinan ini mempunyai manfaat antara lain, pengambilan keputusan cepat, dapat memberikan kepuasan pada pimpinan serta memberikan rasa aman dan keteraturan bagi bawahan. Selain itu, orientasi utama dari perilaku otokratis ini adalah pada tugas.

Perilaku demokratis; perilaku kepemimpinan ini memperoleh sumber kuasa atau wewenang yang berawal dari bawahan. Hal ini terjadi jika bawahan dimotivasi dengan tepat dan pimpinan dalam melaksanakan kepemimpinannya berusaha mengutamakan kerjasama dan team work untuk mencapai tujuan, di mana si pemimpin senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik dari bawahannya. Kebijakan di sini terbuka bagi diskusi dan keputusan kelompok.

Namun, kenyataannya perilaku kepemimpinan ini tidak mengacu pada dua model perilaku kepemimpinan yang ekstrim di atas, melainkan memiliki kecenderungan yang terdapat di antara dua sisi ekstrim tersebut. Tannenbaun dan Schmidt dalam Hersey dan Blanchard (1994) mengelompokkannya menjadi tujuh kecenderungan perilaku kepemimpinan. Ketujuh perilaku inipun tidak mutlak melainkan akan memiliki kecenderungan perilaku kepemimpinan mengikuti suatu garis kontinum dari sisi otokratis yang berorientasi pada tugas sampai dengan sisi demokratis yang berorientasi pada hubungan.

Model Kepemimpinan Ohio. Dalam penelitiannya, Universitas Ohio melahirkan teori dua faktor tentang gaya kepemimpinan yaitu struktur inisiasi dan konsiderasi (Hersey dan Blanchard, 1992). Struktur inisiasi mengacu kepada perilaku pemimpin dalam menggambarkan hubungan antara dirinya dengan anggota kelompok kerja dalam upaya membentuk pola organisasi, saluran komunikasi, dan metode atau prosedur yang ditetapkan dengan baik. Adapun konsiderasi mengacu kepada perilaku yang menunjukkan persahabatan, kepercayaan timbal-balik, rasa hormat dan kehangatan dalam hubungan antara pemimpin dengan anggota stafnya (bawahan). Adapun contoh dari faktor konsiderasi misalnya pemimpin menyediakan waktu untuk menyimak anggota kelompok, pemimpin mau mengadakan perubahan, dan pemimpin bersikap bersahabat dan dapat didekati. Sedangkan contoh untuk faktor struktur inisiasi misalnya pemimpin menugaskan tugas tertentu kepada anggota kelompok, pemimpin meminta anggota kelompok mematuhi tata tertib dan peraturan standar, dan pemimpin memberitahu anggota kelompok tentang hal-hal yang diharapkan dari mereka. Kedua faktor dalam model kepemimpinan Ohio tersebut dalam implementasinya mengacu pada empat kuadran, yaitu :

a) model kepemimpinan yang rendah konsiderasi maupun struktur inisiasinya, (b) model kepemimpinan yang tinggi konsiderasi maupun struktur inisiasinya, (c) model kepemimpinan yang tinggi konsiderasinya tetapi rendah struktur inisiasinya, dan (d) model kepemimpinan yang rendah konsiderasinya tetapi tinggi struktur inisiasinya.

Model Kepemimpinan Likert (Likert’s Management System). Likert dalam Stoner (1978) menyatakan bahwa dalam model kepemimpinan dapat dikelompokkan dalam empat sistem, yaitu sistem otoriter, otoriter yang bijaksana, konsultatif, dan partisipatif. Penjelasan dari keempat sistem tersebut adalah seperti yang disajikan pada bagian berikut ini.

Sistem Otoriter (Sangat Otokratis). Dalam sistem ini, pimpinan menentukan semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan, dan memerintahkan semua bawahan untuk menjalankannya. Untuk itu, pemimpin juga menentukan standar pekerjaan yang harus dijalankan oleh bawahan. Dalam menjalankan pekerjaannya, pimpinan cenderung menerapkan ancaman dan hukuman. Oleh karena itu, hubungan antara pimpinan dan bawahan dalam sistem adalah saling curiga satu dengan lainnya.
Sistem Otoriter Bijak (Otokratis Paternalistik). Perbedaan dengan sistem sebelumnya adalah terletak kepada adanya fleksibilitas pimpinan dalam menetapkan standar yang ditandai dengan meminta pendapat kepada bawahan. Selain itu, pimpinan dalam sistem ini juga sering memberikan pujian dan bahkan hadiah ketika bawahan berhasil bekerja dengan baik. Namun demikian, pada sistem inipun, sikap pemimpin yang selalu memerintah tetap dominan.

Sistem Konsultatif. Kondisi lingkungan kerja pada sistem ini dicirikan adanya pola komunikasi dua arah antara pemimpin dan bawahan. Pemimpin dalam menerapkan kepemimpinannya cenderung lebih bersifat menudukung. Selain itu sistem kepemimpinan ini juga tergambar pada pola penetapan target atau sasaran organisasi yang cenderung bersifat konsultatif dan memungkinkan diberikannya wewenang pada bawahan pada tingkatan tertentu.

Sistem Partisipatif. Pada sistem ini, pemimpin memiliki gaya kepemimpinan yang lebih menekankan pada kerja kelompok sampai di tingkat bawah. Untuk mewujudkan hal tersebut, pemimpin biasanya menunjukkan keterbukaan dan memberikan kepercayaan yang tinggi pada bawahan. Sehingga dalam proses pengambilan keputusan dan penentuan target pemimpin selalu melibatkan bawahan. Dalam sistem inipun, pola komunikasi yang terjadi adalah pola dua arah dengan memberikan kebebasan kepada bawahan untuk mengungkapkan seluruh ide ataupun permasalahannya yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan.

Dengan demikian, model kepemimpinan yang disampaikan oleh Likert ini pada dasarnya merupakan pengembangan dari model-model yang dikembangkan oleh Universitasi Ohio, yaitu dari sudut pandang struktur inisasi dan konsiderasi.
Model Kepemimpinan Managerial Grid. Jika dalam model Ohio, kepemimpinan ditinjau dari sisi struktur inisiasi dan konsideransinya, maka dalam model manajerial grid yang disampaikan oleh Blake dan Mouton dalam Robbins (1996) memperkenalkan model kepemimpinan yang ditinjau dari perhatiannya terhadap tugas dan perhatian pada orang. Kedua sisi tinjauan model kepemimpinan ini kemudian diformulasikan dalam tingkatan-tingkatan, yaitu antara 0 sampai dengan 9. Dalam pemikiran model managerial grid adalah seorang pemimpin selain harus lebih memikirkan mengenai tugas-tugas yang akan dicapainya juga dituntut untuk memiliki orientasi yang baik terhadap hubungan kerja dengan manusia sebagai bawahannya. Artinya bahwa seorang pemimpin tidak dapat hanya memikirkan pencapaian tugas saja tanpa memperhitungkan faktor hubungan dengan bawahannya, sehingga seorang pemimpin dalam mengambil suatu sikap terhadap tugas, kebijakan-kebijakan yang harus diambil, proses dan prosedur penyelesaian tugas, maka saat itu juga pemimpin harus memperhatikan pola hubungan dengan staf atau bawahannya secara baik. Menurut Blake dan Mouton ini, kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi empat kecenderungan yang ekstrim dan satu kecenderungan yang terletak di tengah-tengah keempat gaya ekstrim tersebut. Gaya kepemimpinan tersebut adalah :

Impoverished leadership (Model Kepemimpinan yang Tandus), dalam kepemimpinan ini si pemimpin selalu menghidar dari segala bentuk tanggung jawab dan perhatian terhadap bawahannya.

Team leadership (Model Kepemimpinan Tim), pimpinan menaruh perhatian besar terhadap hasil maupun hubungan kerja, sehingga mendorong bawahan untuk berfikir dan bekerja (bertugas) serta terciptanya hubungan yang serasi antara pimpinan dan bawahan.

Country Club leadership (Model Kepemimpinan Perkumpulan), pimpinan lebih mementingkan hubungan kerja atau kepentingan bawahan, sehingga hasil/tugas kurang diperhatikan.

Task leadership (Model Kepemimpinan Tugas), kepemimpinan ini bersifat otoriter karena sangat mementingkan tugas/hasil dan bawahan dianggap tidak penting karena sewaktu-waktu dapat diganti.

Middle of the road (Model Kepemimpinan Jalan Tengah), di mana si pemimpin cukup memperhatikan dan mempertahankan serta menyeimbangkan antara moral bawahan dengan keharusan penyelesaian pekerjaan pada tingkat yang memuaskan, di mana hubungan antara pimpinan dan bawahan bersifat kebapakan.
Berdasakan uraian di atas, pada dasarnya model kepemimpinan manajerial grid ini relatif lebih rinci dalam menggambarkan kecenderungan kepemimpinan. Namun demikian, tidak dapat dipungkiri bahwasanya model ini merupakan pandangan yang berawal dari pemikiran yang relatif sama dengan model sebelumnya, yaitu seberapa otokratis dan demokratisnya kepemimpinan dari sudut pandang perhatiannya pada orang dan tugas.

Model Kepemimpinan Kontingensi. Model kepemimpinan kontingensi dikembang-kan oleh Fielder. Fielder dalam Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1995) berpendapat bahwa gaya kepemimpinan yang paling sesuai bagi sebuah organisasi bergantung pada situasi di mana pemimpin bekerja. Menurut model kepemimpinan ini, terdapat tiga variabel utama yang cenderung menentukan apakah situasi menguntukang bagi pemimpin atau tidak. Ketiga variabel utama tersebut adalah : hubungan pribadi pemimpin dengan para anggota kelompok (hubungan pemimpin-anggota); kadar struktur tugas yang ditugaskan kepada kelompok untuk dilaksanakan (struktur tugas); dan kekuasaan dan kewenangan posisi yang dimiliki (kuasa posisi).

Berdasar ketiga variabel utama tersebut, Fiedler menyimpulkan bahwa : para pemimpin yang berorientasi pada tugas cenderung berprestasi terbaik dalam situasi kelompok yang sangat menguntungkan maupun tidak menguntungkan sekalipun; para pemimpin yang berorientasi pada hubungan cenderung berprestasi terbaik dalam situasi-situasi yang cukup menguntungkan.

Dari kesimpulan model kepemimpinan tersebut, pendapat Fiedler cenderung kembali pada konsep kontinum perilaku pemimpin. Namun perbedaannya di sini adalah bahwa situasi yang cenderung menguntungkan dan yang cenderung tidak menguntungkan dipisahkan dalam dua kontinum yang berbeda. (Lihat Gambar 4).
Model Kepemimpinan Tiga Dimensi. Model kepemimpinan ini dikembangkan oleh Redin. Model tiga dimensi ini, pada dasarnya merupakan pengembangan dari model yang dikembangkan oleh Universitas Ohio dan model Managerial Grid. Perbedaan utama dari dua model ini adalah adanya penambahan satu dimensi pada model tiga dimensi, yaitu dimensi efektivitas, sedangkan dua dimensi lainnya yaitu dimensi perilaku hubungan dan dimensi perilaku tugas tetap sama.

Intisari dari model ini terletak pada pemikiran bahwa kepemimpinan dengan kombinasi perilaku hubungan dan perilaku tugas dapat saja sama, namun hal tersebut tidak menjamin memiliki efektivitas yang sama pula. Hal ini terjadi karena perbedaan kondisi lingkungan yang terjadi dan dihadapi oleh sosok pemimpin dengan kombinasi perilaku hubungan dan tugas yang sama tersebut memiliki perbedaan. Secara umum, dimensi efektivitas lingkungan terdiri dari dua bagian, yaitu dimensi lingkungan yang tidak efektif dan efektif. Masing-masing bagian dimensi lingkungan ini memiliki skala yang sama 1 sampai dengan 4, dimana untuk lingkungan tidak efektif skalanya bertanda negatif dan untuk lingkungan yang efektif skalanya bertanda positif.

a. Teori Kepemimpinan.

Salah satu prestasi yang cukup menonjol dari sosiologi kepemimpinan modern adalah perkembangan dari teori peran (role theory). Dikemukakan, setiap anggota suatu masyarakat menempati status posisi tertentu, demikian juga halnya dengan individu diharapkan memainkan peran tertentu. Dengan demikian kepemimpinan dapat dipandang sebagai suatu aspek dalam diferensiasi peran. Ini berarti bahwa kepemimpinan dapat dikonsepsikan sebagai suatu interaksi antara individu dengan anggota kelompoknya.
Menurut kaidah, para pemimpin atau manajer adalah manusia-manusia super lebih daripada yang lain, kuat, gigih, dan tahu segala sesuatu (White, Hudgson & Crainer, 1997). Para pemimpin juga merupakan manusia-manusia yang jumlahnya sedikit, namun perannya dalam organisasi merupakan penentu keberhasilan dan suksesnya tujuan yang hendak dicapai. Berangkat dari ide-ide pemikiran, visi para pemimpin ditentukan arah perjalanan suatu organisasi. Walaupun bukan satu-satunya ukuran keberhasilan dari tingkat kinerja organisasi, akan tetapi kenyataan membuktikan tanpa kehadiran pemimpin, suatu organisasi akan bersifat statis dan cenderung berjalan tanpa arah.
Dalam sejarah peradaban manusia, dikonstatir gerak hidup dan dinamika organisasi sedikit banyak tergantung pada sekelompok kecil manusia penyelenggara organisasi. Bahkan dapat dikatakan kemajuan umat manusia datangnya dari sejumlah kecil orang-orang istimewa yang tampil kedepan. Orang-orang ini adalah perintis, pelopor, ahli-ahli pikir, pencipta dan ahli organisasi. Sekelompok orang-orang istimewa inilah yang disebut pemimpin. Oleh karenanya kepemimpinan seorang merupakan kunci dari manajemen. Para pemimpin dalam menjalankan tugasnya tidak hanya bertanggungjawab kepada atasannya, pemilik, dan tercapainya tujuan organisasi, mereka juga bertanggungjawab terhadap masalah-masalah internal organisasi termasuk didalamnya tanggungjawab terhadap pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia. Secara eksternal, para pemimpin memiliki tanggungjawab sosial kemasyarakatan atau akuntabilitas publik.

Dari sisi teori kepemimpinan, pada dasarnya teori-teori kepemimpinan mencoba menerangkan dua hal yaitu, faktor-faktor yang terlibat dalam pemunculan kepemimpinan dan sifat dasar dari kepemimpinan. Penelitian tentang dua masalah ini lebih memuaskan daripada teorinya itu sendiri. Namun bagaimanapun teori-teori kepemimpinan cukup menarik, karena teori banyak membantu dalam mendefinisikan dan menentukan masalah-masalah penelitian. Dari penelusuran literatur tentang kepemimpinan, teori kepemimpinn banyak dipengaruhi oleh penelitian Galton (1879) tentang latar belakang dari orang-orang terkemuka yang mencoba menerangkan kepemimpinan berdasarkan warisan. Beberapa penelitian lanjutan, mengemukakan individu-individu dalam setiap masyarakat memiliki tingkatan yang berbeda dalam inteligensi, energi, dan kekuatan moral serta mereka selalu dipimpin oleh individu yang benar-benar superior.
Perkembangan selanjutnya, beberapa ahli teori mengembangkan pandangan kemunculan pemimpin besar adalah hasil dari waktu, tempat dan situasi sesaat. Dua hipotesis yang dikembangkan tentang kepemimpinan, yaitu ; (1) kualitas pemimpin dan kepemimpinan yang tergantung kepada situasi kelompok, dan (2), kualitas individu dalam mengatasi situasi sesaat merupakan hasil kepemimpinan terdahulu yang berhasil dalam mengatasi situasi yang sama (Hocking & Boggardus, 1994).

Dua teori yaitu Teori Orang-Orang Terkemuka dan Teori Situasional, berusaha menerangkan kepemimpinan sebagai efek dari kekuatan tunggal. Efek interaktif antara faktor individu dengan faktor situasi tampaknya kurang mendapat perhatian. Untuk itu, penelitian tentang kepemimpinan harus juga termasuk ; (1) sifat-sifat efektif, intelektual dan tindakan individu, dan (2) kondisi khusus individu didalam pelaksanaannya. Pendapat lain mengemukakan, untuk mengerti kepemimpinan perhatian harus diarahkan kepada (1) sifat dan motif pemimpin sebagai manusia biasa, (2) membayangkan bahwa terdapat sekelompok orang yang dia pimpin dan motifnya mengikuti dia, (3) penampilan peran harus dimainkan sebagai pemimpin, dan (4) kaitan kelembagaan melibatkan dia dan pengikutnya (Hocking & Boggardus, 1994).
Beberapa pendapat tersebut, apabila diperhatikan dapat dikategorikan sebagai teori kepemimpinan dengan sudut pandang “Personal-Situasional”. Hal ini disebabkan, pandangannya tidak hanya pada masalah situasi yang ada, tetapi juga dilihat interaksi antar individu maupun antar pimpinan dengan kelompoknya. Teori kepemimpinan yang dikembangkan mengikuti tiga teori diatas, adalah Teori Interaksi Harapan. Teori ini mengembangkan tentang peran kepemimpinan dengan menggunakan tiga variabel dasar yaitu; tindakan, interaksi, dan sentimen. Asumsinya, bahwa peningkatan frekuensi interaksi dan partisipasi sangat berkaitan dengan peningkatan sentimen atau perasaan senang dan kejelasan dari norma kelompok. Semakin tinggi kedudukan individu dalam kelompok, maka aktivitasnya semakin sesuai dengan norma kelompok, interaksinya semakin meluas, dan banyak anggota kelompok yang berhasil diajak berinteraksi.

Pada tahun 1957 Stogdill mengembangkan Teori Harapan-Reinforcement untuk mencapai peran. Dikemukakan, interaksi antar anggota dalam pelaksanaan tugas akan lebih menguatkan harapan untuk tetap berinteraksi. Jadi, peran individu ditentukan oleh harapan bersama yang dikaitkan dengan penampilan dan interaksi yang dilakukan. Kemudian dikemukakan, inti kepemimpinan dapat dilihat dari usaha anggota untuk merubah motivasi anggota lain agar perilakunya ikut berubah. Motivasi dirubah dengan melalui perubahan harapan tentang hadiah dan hukuman. Perubahan tingkahlaku anggota kelompok yang terjadi, dimaksudkan untuk mendapatkan hadiah atas kinerjanya. Dengan demikian, nilai seorang pemimpin atau manajer tergantung dari kemampuannya menciptakan harapan akan pujian atau hadiah.

Atas dasar teori diatas, House pada tahun 1970 mengembangkan Teori Kepemimpinan yang Motivasional. Fungsi motivasi menurut teori ini untuk meningkatkan asosiasi antara cara-cara tertentu yang bernilai positif dalam mencapai tujuan dengan tingkahlaku yang diharapkan dan meningkatkan penghargaan bawahan akan pekerjaan yang mengarah pada tujuan. Pada tahun yang sama Fiedler mengembangkan Teori Kepemimpinan yang Efektif. Dikemukakan, efektivitas pola tingkahlaku pemimpin tergantung dari hasil yang ditentukan oleh situasi tertentu. Pemimpin yang memiliki orientasi kerja cenderung lebih efektif dalam berbagai situasi. Semakin sosiabel interaksi kesesuaian pemimpin, tingkat efektivitas kepemim-pinan makin tinggi.
Teori kepemimpinan berikutnya adalah Teori Humanistik dengan para pelopor Argryris, Blake dan Mouton, Rensis Likert, dan Douglas McGregor. Teori ini secara umum berpendapat, secara alamiah manusia merupakan “motivated organism”. Organisasi memiliki struktur dan sistem kontrol tertentu. Fungsi dari kepemimpinan adalah memodifikasi organisasi agar individu bebas untuk merealisasikan potensi motivasinya didalam memenuhi kebutuhannya dan pada waktu yang sama sejalan dengan arah tujuan kelompok. Apabila dicermati, didalam Teori Humanistik, terdapat tiga variabel pokok, yaitu; (1), kepemimpinan yang sesuai dan memperhatikan hati nurani anggota dengan segenap harapan, kebutuhan, dan kemampuan-nya, (2), organisasi yang disusun dengan baik agar tetap relevan dengan kepentingan anggota disamping kepentingan organisasi secara keseluruhan, dan (3), interaksi yang akrab dan harmonis antara pimpinan dengan anggota untuk menggalang persatuan dan kesatuan serta hidup damai bersama-sama. Blanchard, Zigarmi, dan Drea bahkan menyatakan, kepemimpinan bukanlah sesuatu yang Anda lakukan terhadap orang lain, melainkan sesuatu yang Anda lakukan bersama dengan orang lain (Blanchard & Zigarmi, 2001).

Teori kepemimpinan lain, yang perlu dikemukakan adalah Teori Perilaku Kepemimpinan. Teori ini menekankan pada apa yang dilakukan oleh seorang pemimpin. Dikemukakan, terdapat perilaku yang membedakan pemimpin dari yang bukan pemimpin. Jika suatu penelitian berhasil menemukan perilaku khas yang menunjukkan keberhasilan seorang pemimpin, maka implikasinya ialah seseorang pada dasarnya dapat dididik dan dilatih untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif. Teori ini sekaligus menjawab pendapat, pemimpin itu ada bukan hanya dilahirkan untuk menjadi pemimpin tetapi juga dapat muncul sebagai hasil dari suatu proses belajar.

Selain teori-teori kepemimpinan yang telah dikemukakan, dalam perkembangan yang akhir-akhir ini mendapat perhatian para pakar maupun praktisi adalah dua pola dasar interaksi antara pemimpin dan pengikut yaitu pola kepemimpinan transformasional dan kepemimpinan transaksional. Kedua pola kepemimpinan tersebut, adalah berdasarkan pendapat seorang ilmuwan di bidang politik yang bernama James McGregor Burns (1978) dalam bukunya yang berjudul “Leadership”. Selanjutnya Bass (1985) meneliti dan mengkaji lebih dalam mengenai kedua pola kepemimpinan dan kemudian mengumumkan secara resmi sebagai teori, lengkap dengan model dan pengukurannya.

3. Kompetensi Kepemimpinan

Suatu persyaratan penting bagi efektivitas atau kesuksesan pemimpin (kepemimpinan) dan manajer (manajemen) dalam mengemban peran, tugas, fungsi, atau pun tanggung jawabnya masing-masing adalah kompetensi. Konsep mengenai kompetensi untuk pertamakalinya dipopulerkan oleh Boyatzis (1982) yang didefinisikan kompetensi sebagai “kemampuan yang dimiliki seseorang yang nampak pada sikapnya yang sesuai dengan kebutuhan kerja dalam parameter lingkungan organisasi dan memberikan hasil yang diinginkan”. Secara historis perkembangan kompetensi dapat dilihat dari beberapa definisi kompetensi terpilih dari waktu ke waktu yang dikembangkan oleh Burgoyne (1988), Woodruffe (1990), Spencer dan kawan-kawan (1990), Furnham (1990) dan Murphy (1993).

Menurut Rotwell, kompetensi adalah an area of knowledge or skill that is critical for production ke outputs. Lebih lanjut Rotwell menuliskan bahwa competencies area internal capabilities that people brings to their job; capabilities which may be expressed in a broad, even infinite array of on the job behaviour. Spencer (1993) berpendapat, kompetensi adalah “… an undderlying characteristicof an individual that is causally related to criterion referenced effective and/or superior performance in ajob or situation”. Senada dengan itu Zwell (2000) berpendapat “Competencies can be defined as the enduring traits and characteristics that determine performance. Examples of competencies are initiative, influence, teamwork, innovation, and strategic thinking”.

Beberapa pandangan di atas mengindikasikan bahwa kompetensi merupakan karakteristik atau kepribadian (traits) individual yang bersifat permanen yang dapat mempengaruhi kinerja seseorang. Selain traits dari Spencer dan Zwell tersebut, terdapat karakteristik kompetensi lainnya, yatu berupa motives, self koncept (Spencer, 1993), knowledge, dan skill ( Spencer, 1993; Rothwell and Kazanas, 1993). Menurut review Asropi (2002), berbagai kompetensi tersebut mengandung makna sebagai berikut : Traits merunjuk pada ciri bawaan yang bersifat fisik dan tanggapan yang konsisten terhadap berbagai situasi atau informasi. Motives adalah sesuatu yang selalu dipikirkan atau diinginkan seseorang, yang dapat mengarahkan, mendorong, atau menyebabkan orang melakukan suatu tindakan. Motivasi dapat mengarahkan seseorang untuk menetapkan tindakan-tindakan yang memastikan dirinya mencapai tujuan yang diharapkan (Amstrong, 1990). Self concept adalah sikap, nilai, atau citra yang dimiliki seseorang tentang dirinya sendiri; yang memberikan keyakinan pada seseorang siapa dirinya. Knowledge adalah informasi yang dimilki seseorang dalam suatu bidang tertentu. Skill adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas tertentu, baik mental atau pun fisik.

Berbeda dengan keempat karakteristik kompetensi lainnya yang bersifat intention dalam diri individu, skill bersifat action. Menurut Spencer (1993), skill menjelma sebagai perilaku yang di dalamnya terdapat motives, traits, self concept, dan knowledge.

Dalam pada itu, menurut Spencer (1993) dan Kazanas (1993) terdapat kompetensi kepemimpinan secara umum yang dapat berlaku atau dipilah menurut jenjang, fungsi, atau bidang, yaitu kompetensi berupa : result orientation, influence, initiative, flexibility, concern for quality, technical expertise, analytical thinking, conceptual thinking, team work, service orientation, interpersonal awareness, relationship building, cross cultural sensitivity, strategic thinking, entrepreneurial orientation, building organizational commitment, dan empowering others, develiping others. Kompetensi-kompetensi tersebut pada umumnya merupakan kompetensi jabatan manajerial yang diperlukan hampir dalam semua posisi manajerial.
Ke 18 kompetensi yang diidentifikasi Spencer dan Kazanas tersebut dapat diturunkan ke dalam jenjang kepemimpinan berikut : pimpinan puncak, pimpinan menengah, dan pimpinan pengendali operasi teknis (supervisor). Kompetensi pada pimpinan puncak adalah result (achievement) orientation, relationship building, initiative, influence, strategic thinking, building organizational commitment, entrepreneurial orientation, empowering others, developing others, dan felexibilty. Adapun kompetensi pada tingkat pimpinan menengah lebih berfokus pada influence, result (achievement) orientation, team work, analitycal thinking, initiative, empowering others, developing others, conceptual thingking, relationship building, service orientation, interpersomal awareness, cross cultural sensitivity, dan technical expertise. Sedangkan pada tingkatan supervisor kompetensi kepemimpinannya lebih befokus pada technical expertise, developing others, empowering others, interpersonal understanding, service orientation, building organzational commitment, concern for order, influence, felexibilty, relatiuonship building, result (achievement) orientation, team work, dan cross cultural sensitivity.

Dalam hubungan ini Kouzes dan Posner 1995) meyakini bahwa suatu kinerja yang memiliki kualitas unggul berupa barang atau pun jasa, hanya dapat dihasilkan oleh para pemimpin yang memiliki kualitas prima. Dikemukakan, kualitas kepemimpinan manajerial adalah suatu cara hidup yang dihasilkan dari “mutu pribadi total” ditambah “kendali mutu total” ditambah “mutu kepemimpinan”. Berdasarkan penelitiannya, ditemukan bahwa terdapat 5 (lima) praktek mendasar pemimpin yang memiliki kualitas kepemimpinan unggul, yaitu; (1) pemimpin yang menantang proses, (2) memberikan inspirasi wawasan bersama, (3) memungkinkan orang lain dapat bertindak dan berpartisipasi, (4) mampu menjadi penunjuk jalan, dan (5) memotivasi bawahan.

Adapun ciri khas manajer yang dikagumi sehingga para bawahan bersedia mengikuti perilakunya adalah, apabila manajer memiliki sifat jujur, memandang masa depan, memberikan inspirasi, dan memiliki kecakapan teknikal maupun manajerial. Sedangkan Burwash (1996) dalam hubungannya dengan kualitas kepemimpinan manajer mengemukakan, kunci dari kualitas kepemimpinan yang unggul adalah kepemimpinan yang memiliki paling tidak 8 sampai dengan 9 dari 25 kualitas kepemimpinan yang terbaik. Dinyatakan, pemimpin yang berkualitas tidak puas dengan “status quo” dan memiliki keinginan untuk terus mengembangkan dirinya. Beberapa kriteria kualitas kepemimpinan manajer yang baik antara lain, memiliki komitmen organisasional yang kuat, visionary, disiplin diri yang tinggi, tidak melakukan kesalahan yang sama, antusias, berwawasan luas, kemampuan komunikasi yang tinggi, manajemen waktu, mampu menangani setiap tekanan, mampu sebagai pendidik atau guru bagi bawahannya, empati, berpikir positif, memiliki dasar spiritual yang kuat, dan selalu siap melayani.
Dalam pada itu, Warren Bennis (1991) juga mengemukakan bahwa peran kepemimpinan adalah “empowering the collective effort of the organization toward meaningful goals” dengan indikator keberhasilan sebagai berikut : People feel important; Learning and competence are reinforced; People feel they part of the organization; dan Work is viewed as excisting, stimulating, and enjoyable. Sementara itu, Soetjipto Wirosardjono (1993) menandai kualifikasi kepemimpinan berikut, “kepemimpinan yang kita kehendaki adalah kepemimpinan yang secara sejati memancarkan wibawa, karena memiliki komitmen, kredibilitas, dan integritas”.
Sebelum itu, Bennis bersama Burt Nanus (1985) mengidentifikasi bentuk kompetensi kepemimpinan berupa “the ability to manage” dalam empat hal : attention (= vision), meaning (= communication), trust (= emotional glue), and self (= commitment, willingness to take risk). Kemudian pada tahun 1997, keempat konsep tersebut diubah menjadi the new rules of leradership berupa (a) Provide direction and meaning, a sense of purpose; (b) Generate and sustain trust, creating authentic relationships; (c) Display a bias towards action, risk taking and curiosity; dan (d) Are purveyors of hope, optimism and a psychological resilience that expects success (lihat Karol Kennedy, 1998; p.32).

Bagi Rossbeth Moss Kanter (1994), dalam menghadapi tantangan masa depan yang semakin terasa kompleks dan akan berkembang semakin dinamik, diperlukan kompetensi kepemimpinan berupa conception yang tepat, competency yang cukup, connection yang luas, dan confidence.

Tokoh lainnya adalah Ken Shelton (ed, 1997) mengidentikasi kompetensi dalam nuansa lain., menurut hubungan pemimpin dan pengikut, dan jiwa kepemimpinan. Dalam hubungan pemimpin dan pengikut, ia menekankan bagaimana keduanya sebaiknya berinterkasi. Fenomena ini menurut Pace memerlukan kualitas kepemimpinan yang tidak mementingkan diri sendiri. Selain itu, menurut Carleff pemimpin dan pengikut merupak dua sisi dari proses yang sama. Dalam hubungan jiwa kepemimpinan, sejumlah pengamat memasuki wilayah “spiritual”. Rangkaian kualitas lain yang mewarnainya antara lain adalah hati, jiwa, dan moral. Bardwick menyatakan bahwa kepemimpinan bukanlah masalah intelektual atau pengenalan, melainkan masalah emosional. Sedangkan Bell berpikiran bahwa pembimbing yang benar tidak selamanya merupakan mahluk rasional. Mereka seringkali adalah pencari nyala api.

Sumber :
http://aparaturnegara.bappenas.go.id/data/Kajian/Kajian-2003/Dimensi%

Rabu, 14 Januari 2009

ISU-ISU POLITIK YANG ADA DI BENGKULU

1. Konflik Pilkada Walikota Bengkulu :
Pada waktu pemilihan kepala daerah Walikota Bengkulu berlangsung, terjadi persaingan sengit antara kedua kubu terkuat yakni pasangan Ahmad Kanedi/Edison Simbolon dan Chalik Efendi/Arifin Daud. Dimana akhirnya pemilihan tersebut dimenangkan oleh pasangan Ahmad Kanedi/Edison Simbolon, tetapi penetapan kemenangan itu sedikit terhambat karena adanya gugatan dari pihak Chalik Efendi/Arifin Daud yang menyatakan bahwa tim sukses/kampanye pasangan Ahmad Kanedi/Edison Simbolon melakukan praktek Money Politic menjelang pemilihan kepala daerah dan gugatan tersebut berlangsung cukup lama, namun akhirnya Pengadilan Tinggi menetapkan pasangan Ahmad Kanedi/Edison Simbolon sebagai pemenang. Dibalik itu pihak Chalik/Arifin tetap melanjutkan perjuangannya ke Mahkamah Agung hingga akhirnya Mahkamah Agung mengeluarkan fatwa, hal inilah yang terjadi sampai sekarang, yang juga melibatkan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) dan masalah ini masih menggantung tanpa ada kejelasan.
Pendapat saya : Polemik sengketa Pilkada Walikota ini hendaknya diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Jangan dibiarkan mengambang karena masyarakat menginginkan kepastian akan pemimpin mereka sehingga masyarakat bisa merasa tenang dan nyaman dalam melakukan kegiatannya. Anggota DPRD juga tidak tegas dalam mengambil tindakan dan keputusan mengingat mereka adalah wakil rakyat yang bertugas menyalurkan aspirasi masyarakat.
Mekanismenya : Seharusnya gugatan yang dilakukan oleh pihak Chalik Efendi ke pengadilan hingga tingkat Mahkamah Agung bisa selesai sebelum dilaksanakan pelantikan kepala daerah yang definitif agar tidak timbul polemik yang terjadi seperti saat ini, dimana timbul keraguan masyarakat terhadap pemimpin mereka.
Solusi : Polemik berkepanjangan masalah fatwa Mahkamah Agung terhadap pemerintah sekarang bisa diselesaikan dengan baik. Anggota DPRD harus bertindak tegas dalam mengambil keputusan dimana hal tersebut merupakan kewenangan dari anggota DPRD yang ada di kota Bengkulu. Apabila anggota DPRD bisa menyelesaikan masalah tersebut maka polemik fatwa Ma tersebut bisa selesai dan tidak timbul keraguan masyarakat terhadap pemerintah dan juga masyarakat merasa tenang dalam melakukan kegiatan sehari-hari.

2. Konflik Caretaker Bupati Bengkulu Tengah (Benteng)
Setelah Kabupaten Bengkulu Tengah atau yang lebih dikenal dengan istilah Benteng resmi disyahkan oleh DPR maka tugas selanjutnya adalah pengisian jabatan Caretaker Bupati agar pemerintah kabupaten benteng bisa berjalan. Berawal dari isu pengisian caretaker tersebut banyak terjadi perbedaan dimana masyarakat Benteng mengajukan calon sendiri sebagai caretaker bupati Benteng, sedangan kewenangan dalam pengajuan tersebut berada di tangan Gubernur Bengkulu.
Setelah diajukan beberapa nama ternyata Gubernur Bengkulu Agusrin M. Najamudin mengajukan calon sendiri yang akhirnya di lantik. Ternyata masyarakat Benteng menolak calon tersebut karena tidak sesuai dengan keinginan masyarakat benteng, hal inilah yang membuat masyarakat Benteng merasa kecewa karena aspirasi mereka tidak di dengar oleh Gubernur, yang buntutnya terjadi aksi kericuhan di daerah tersebut, yakni pembakaran kantor-kantor yang ada di kabupaten Benteng. Namun seiring berjalannya waktu akhirnya Caretaker Bupati Benteng berhasil meredam keadaan tersebut dan bisa meyakinkan masyarakat Benteng sehingga bisa menjalankan roda pemerintahan dengan baik.
Pendapat saya : Permasalahan Caretaker Bupati Kabupaten Benteng ini hendaknya bisa diselesaikan dengan cermat dan sehat, karena posisi ini sangat strategis dan cukup rawan terjadinya penyalahgunaan wewenang. Oleh sebab itu, Gubernur dalam setiap pengambilan keputusan harus secermat mungkin sejak dini menghindari konflik terjadinya aksi massa di Kabupaten Bengkulu Tengah, hendaknya dalam pengajuan calon Bupati Benteng Gubernur Bengkulu Agusrin M. Najamudin bisa mendengarkan aspirasi masyarakat sebelumnya sehingga aksi yang telah dilakukan tidak akan terjadi.
Solusi dan mekanismenya : Keputusan yang telah diambil oleh Gubernur dalam mengajukan calon Caretaker Bupati Benteng dan telah dilantiknya Caretaker Bupati Benteng Bambang Suseno oleh Menteri Dalam Negeri, maka mau tidak mau masyarakat Benteng harus menerimanya karena pelantikan Caretaker telah syah secara hukum dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Sekarang yang harus dilakukan oleh masyarakat Benteng adalah bisa bekerjasama dengan pemerintah sebaik mungkin agar roda pemerintahan Kabupaten Benteng bisa berjalan dengan lancar demi tercapainya kemakmuran dan kesejahteraan rakyat kabupaten Bengkulu Tengah.

3. Kasus Korupsi Gubernur Bengkulu Agusrin M. Najamudin
Bermula dari penyelidikan sebelumnya akhirnya izin pemeriksaan Gubernur Bengkulu Agusrin M. Najamudin di setujui oleh Presiden RI Susilo Bambang Yudhoyono (SBY). Berdasarkan izin itu maka Kejaksaan Agung bisa melakukan pemeriksaan Gubernur Agusrin yang semula diperiksa sebagai saksi akhirnya ditetapkan sebagai tersangka dalam kasus penyelewengan dana bagi hasil (DBH) Pajak Bumi dan Bangunan/Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan (PBB/BPHTB). Namun terkait hal itu Gubernur Agusrin belum bisa ditahan.
Pendapat saya : Penyelidikan terhadap Gubernur Bengkulu Agusrin M. Najamudin memang harus dilakukan agar masyarakat bisa menilai pemimpin mereka dan bisa mengambil kesimpulan dari penyelidikan kasus tersebut, apapun hasilnya nanti akan menjadi tolak ukur bagi masyarakat dalam memilih pemimpin mereka berikutnya dan dalam pemeriksaan hendaknya dilakukan sesuai dengan prosedur hukum yang berlaku.
Mekanisme : Di satu sisi Gubernur sudah ditetapkan sebagai tersangka, jadi biarlah aparat yang berwenang yang mengatasinya secara hukum sesuai dengan prosedur yang berlaku. Namun di sisi lain Gubernur harus tetap melaksanakan tugasnya seperti biasa sesuai dengan agenda beliau sehingga perencanaan pembangunan yang telah di buat tetap bisa berjalan dengan baik.
Solusi : Salah satu solusi bagi masyarakat adalah hendaknya bisa melakukan aktivitasnya sehari-hari tanpa rasa terganggu karena masalah pemimpin mereka telah diserahkan kepada yang berwenang, apabila masyarakat tetap ingin menilai masalah tersebut masyarakat hanya bisa mengawasi.

Laporan Magang Ku


KATA PENGANTAR


Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Magang ini.

Terselesainya laporan magang ini tidak luput dari bantuan dan motivasi serta partisipasi dari semua pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada :
1. Ibu Dra. Loesida Roeliana, M. Si dan Bapak Drs. Jarto Tarigan, MS selaku Dosen Pembimbing Magang
2. Bapak Drs. Sudirman AS, M. Pd, MM selaku Kepala LPMP Bengkulu
3. Bapak Husyaini Bakir, S. Pd, M. Pd selaku Kasubbag Umum LPMP
4. Bapak Tusran, S. Pd, M. Pd selaku Kepala Seksi PMS
5. Bapak Akhirudin, SH, S. Pd, M. Pd selaku Kepala Seksi PSI
6. Bapak Asdi Warman, S. Sos, MM selaku Kepala Seksi FSDP
7. Seluruh staf LPMP Bengkulu yang telah memberikan bantuan baik moril maupun materil kepada penulis selama kegiatan magang berlangsung
8. Keluarga dan rekan-rekan seperjuangan yang telah memberikan motivasi yang sangat berarti bagi penulis.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan magang ini memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Akhirnya, semoga laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Bengkulu, Desember 2008


Penulis

BAB I
PENDAHULUAN


1.1. Latar Belakang
Magang mahasiswa merupakan suatu kegiatan latihan kerja mahasiswa yang terencana dan terstruktur oleh jurusan yang bersifat intrakulikuler dan wajib diikuti oleh semua mahasiswa administrasi negara yang telah memenuhi syarat tertentu. Kegiatan ini dilakukan di instansi pemerintah/negara dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang memiliki kualifikasi tertentu.
Program magang ini dimaksudkan untuk mendukung tercapainya kompetensi (sarjana) atau lulusan ilmu Administrasi Negara, yang :
• Mampu menganalisis setiap permasalahan di bidang Administrasi Negara.
• Mampu melaksanakan tugas dan fungsi di seluruh bidang kegiatan Administrasi Negara.
• Mampu mengatasi dan mencari solusi (penyelesaian) berbagai permasalahan Administrasi Negara.
Berdasarkan hal tersebut diatas penulis memilih melaksanakan kegiatan magang pada Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Provinsi Bengkulu yang terletak di Jalan Zainul Arifin No. 2 Lingkar Timur Bengkulu. Di mana kegiatan magang berlangsung dari tanggal 22 Oktober s.d. 22 Desember 2008.
LPMP merupakan lembaga pusat yang ada di daerah, di lingkungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional.

1.2. Tujuan Magang
a. Mempelajari alternatif pemecahan masalah dan cara penerapan pemecahan masalah (perbandiangan antara teori dan praktek)
b. Mendapat akses terhadap fasilitas peralatan, prosedur teknik maupun lainnya yang mungkin tidak dimiliki ataupun tidak di ajarkan di Perguruan Tinggi.
c. Meningkatkan motivasi dan prestasi akademis melalui proses belajar yang dikaitkan dengan situasi kerja yang nyata (learning by doing).
d. Mengembangkan mekanisme mawas diri mahasiswa untuk mengetahui kelemahan dan kekuatannya melalui evaluasi diri (self-evaluation) terhadap kinerja selama mengikuti program magang.
e. Mengembangkan kepribadian, rasa percaya diri dan kedewasaan mahasiswa.
f. Meningkatkan kesadaran akan luasnya kesempatan dan variasi kerja serta menciptakan kontak dengan lapangan kerja.
g. Mengetahui situasi dan kondisi, profil lembaga, tugas dan fungsi LPMP Bengkulu.
h. Meningkatkan profesionalisme dalam bekerja, kedisiplinan dan keakraban dengan pegawai LPMP Bengkulu.

BAB II
PROFIL LEMBAGA
PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN BENGKULU


2.1. Kedudukan
Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) adalah unit pelaksana teknis (UPT) Departemen Pendidikan Nasional. LPMP dipimpin oleh seorang Kepala yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 7 Tahun 2007.

2.2. Sejarah Singkat LPMP
Pemerintah melalui Depdiknas telah melakukan restrukturisasi dan refungsionalisasi BPG (Balai Penataran Guru) menjadi LPMP (Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan). Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan adalah penjaminan mutu pendidikan dasar dan menengah di propinsi berdasarkan kebijakan nasional. Lembaga ini merupakan UPT (Unit Pelaksanaan Teknis) pusat di lingkungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Depdiknas. Sebagai lembaga penjaminan mutu, LPMP telah memiliki sejumlah tenaga struktural dan tenaga fungsional, fasilitas, dan berbagai program. LPMP juga memiliki visi, misi, dan tujuan, serta tugas pokok dan fungsi yang diformulasi sesuai dengan kebutuhan pemekaran organisasi dan manajemen pada era otonom. Semua ini diharapkan dapat berfungsi sebagai acuan pengembangan berbagai kebijakan, program dan kegiatan lembaga yang mampu menjawab kebutuhan lapangan kerja yang terus berkembang, dan diharapkan kedepan LPMP mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsi secara profesional.
Keberadaan lembaga ini tentu menjadi tantangan bagi LPMP secara institusi dimana harus mampu menunjukkan kemampuan sehingga keberadaannya sangat dirasakan oleh pemerintah daerah.
LPMP Bengkulu telah melakukan berbagai upaya untuk merealisasi tugas dan fungsinya, dengan menyusun program kegiatan yang menyentuh terhadap tupoksi, sehingga Peraturan Mendiknas Nomor 7 Tahun 2007 dapat direalisasikan. Salah satu upaya LPMP untuk merealisasikan tupoksi adalah menjalin kerjasama dengan pemerintah daerah di Propinsi Bengkulu yaitu melalui MOU dan diharapkan bernuansa positif dalam upaya memajukan pendidikan.

2.3. Visi dan Misi LPMP Bengkulu
a. Visi
Visi LPMP Bengkulu adalah : “Menjadi Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (Quality Assurance), pendidikan dasar, menengah, formal, non formal yang berstandar nasional dan berwawasan global”.
b. Misi
- Mengarahkan pelaksanaan pendidikan dasar dan menengah, formal, non formal di provinsi sesuai standar nasional pendidikan.
- Memfasilitasi peningkatan manajemen dan kinerja satuan pendidikan dasar, menengah, formal, non formal di provinsi
- Melakukan pemetaan, pengkajian dan pengembangan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan di provinsi.
- Membangun kerjasama dengan instansi terkait dalam usaha pengembangan mutu pendidikan di provinsi.
c. Tujuan
“Terjaminnya pelaksanaan pendidikan sesuai dengan standar, norma, kriteria, pedoman penyelenggara pendidikan nasional”.

2.4. Tugas dan Fungsi
Tugas pokok dan fungsi LPMP Bengkulu sesuai dengan Peraturan Mendiknas Nomor 7 Tahun 2008 tanggal 13 Februari 2007 adalah sebagai berikut :
a. Tugas
LPMP mempunyai tugas melaksanakan penjaminan mutu pendidikan dasar dan pendidikan menengah termasuk taman kanak-kanak (TK), raudatul athfal (RA), atau bentuk lain yang sederajat di provinsi berdasarkan kebijakan Menteri Pendidikan Nasional.
b. Fungsi :
1. Pemetaan mutu pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain sederajat;
2. Pengembangan dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat;
3. Supervisi satuan pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam pencapaian standar mutu pendidikan nasional;
4. Fasilitasi sumber daya pendidikan terhadap satuan pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam penjaminan mutu pendidikan; dan
5. Pelaksana urusan administrasi LPMP.

2.5. Struktur Organisasi LPMP Bengkulu
LPMP terdiri atas :
a. Kepala;
b. Subbagian Umum;
c. Seksi Program dan Sistem Informasi;
d. Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi;
e. Seksi Fasilitasi Sumber Daya Pendidikan; dan
f. Kelompok Jabatan Fungsional

Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, ketatalaksanaan, dan kerumahtanggaan LPMP.

Seksi Program dan Sistem Informasi mempunyai tugas melakukan penyusunan program, pengembangan, dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat .

Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi mempunyai tugas melakukan pemetaan, analisis dan supervisi penjaminan mutu satuan pendidikan termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam pencapaian standar mutu pendidikan nasional.

Seksi Fasilitasi Sumberdaya Pendidikan mempunyai tugas melakukan fasilitasi sumberdaya pendidikan terhadap satuan pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam penjaminan mutu pendidikan.

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang tugasnya.
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional sebagai koordinator yang ditunjuk oleh dan bertanggung jawab kepada Kepala LPMP.







Bagan 1: Struktur Organisasi LPMP Provinsi Bengkulu


Sebagai gambaran keadaan LPMP pada saat ini adalah sebagai berikut :
A. Ketenagaan LPMP Bengkulu
1. Tenaga Struktural
 Kepala LPMP = 1 orang
 Kepala Subbag Umum = 1 orang
 Kasi Fasilitasi Sumber Daya Pendidikan = 1 orang
 Kasi Program dan Sistem Informasi = 1 orang
 Kasi Pemetaan Mutu dan Supervisi = 1 orang

2. Tenaga Fungsional
 Widyaiswara = 15 orang
 Arsiparis = 1 orang

3. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah (orang) Persentase (%)
Laki-laki
Perempuan 63
41 61
39
Jumlah 104 100

4. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Tingkat Umur
Tingkat Umur Jumlah (orang) Persentase (%)
25-30
31-36
37-42
43-48
49-54
>54 29
25
16
18
15
1 28,5
24,5
15
17
14
1
Jumlah 104 100

5. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Tingkat Pendidikan
Tingkat Pendidikan Jumlah (orang) Persentase (%)
SD
SLTP
SLTA
D3
S1
S2 2
0
15
3
57
27 2
0
14
3
55
26
Jumlah 104 100

6. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Masa Kerja
Masa Kerja Jumlah (orang) Persentase (%)
< 6 tahun
6-10 tahun
11-15 tahun
16-20 tahun
21-25 tahun
> 25 tahun 53
7
21
14
5
4 53
8
20,5
13,5
5
4
Jumlah 104 100

7. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Golongan/Pangkat
Golongan/Pangkat Jumlah (orang) Persentase (%)
IV
III
II
I 15
71
16
2 14,4
68,3
15,4
1,9
Jumlah 104 100

B. Fasilitas LPMP
1. Fisik
 Gedung Kantor = 2 unit
 Mess Penatar = 2 unit
 Asrama = 6 unit
 Ruang Tunggu Widyaiswara = 1 unit
 Gedung Serba Guna = 2 unit
 Ruang Rapat = 2 unit
 Ruang Kelas/Belajar = 11 unit
 Ruang Laboratorium IPA = 3 unit
 Ruang Laboratorium Bahasa = 1 unit
 Ruang Laboratorium Matematika = 1 unit
 Ruang Media = 1 unit
 Ruang Perpustakaan = 1 unit
 Ruang Makan = 1 unit
 Mushallah = 1 unit
 Ruang Fitness = 1 unit
 Ruang Fasilitas Studio Musik = 1 unit

2. Komunikasi dan Informasi
 Internet
 Buletin/Majalah LPMP Bengkulu


BAB III
PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG

Dalam rangka pelaksanaan magang yang dilaksanakan selama 2 bulan yaitu mulai tanggal 22 Oktober sampai dengan 22 Desember 2008 di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Propinsi Bengkulu, Penulis ditempatkan di bagian Persuratan Subbagian Umum. Adapun kegiatan yang dilakukan Penulis selama magang sebagai berikut :
1. Pengamatan atau Observasi
Pengamatan atau observasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencari fakta maupun data-data yang diperlukan bagi suatu kegiatan dalam wilayah penelitian. Pengamatan ini dilakukan dilokasi kerja yaitu Subbagian Umum LPMP Bengkulu. Pengamatan ini dimaksudkan agar penulis dapat melihat dan mengetahui kenyataan yang sebenarnya dihadapi dilapangan sehingga dapat membantu memberikan gambaran mengenai keadaan LPMP Bengkulu.
2. Diskusi
Kegiatan ini dilakukan untuk memperbanyak pengetahuan dan wawasan tentang LPMP Propinsi Bengkulu terutama di Subbagian Umum. Diskusi ini dilakukan secara tidak formal dan lebih berbentuk “ngobrol-ngobrol”. Diskusi merupakan proses untuk bertukar pikiran, dan juga bertujuan untuk lebih mendekatkan diri dengan pegawai. Waktu dari kegiatan ini adalah tidak tentu atau tidak dijadwal melainkan sesuai dengan situasi dan kondisi.

3. Wawancara
Wawancara yaitu proses percakapan dalam bentuk tanya jawab dengan tatap muka secara langsung dengan informan untuk memperoleh data atau keterangan yang dibutuhkan.
4. Kepustakaan dan dokumentasi
Yaitu kegiatan yang dilakukan penulis dengan mengambil dari berbagai sumber yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas juga data yang penulis peroleh dari LPMP Bengkulu berupa buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan laporan magang ini.
5. Kegiatan yang senyatanya dilakukan pada saat magang (terlampir) :
a. Apel Pagi dan Apel Sore
b. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
c. Pendistribusian Surat, Majalah, dan Undangan
d. Mengetik
e. Olahraga
f. Pengajian rutin bulanan
g. Mengoperasikan internet
h. Upacara Hari Kesadaran Nasional dan Hari Besar Lainnya
i. Kebersihan Lingkungan Musholah
j. Menerima tamu dan telpon
k. Membantu kegiatan di Kepegawaian, Perpustakaan dan Seksi PSI
l. Membaca buku dan surat kabar di Perpustakaan

BAB IV

ANALISIS FOKUS MAGANG
“PENGELOLAAN ARSIP PADA LPMP BENGKULU”

A. Landasan Teori
1. Pengertian Kearsipan
a. Arti Arsip
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh banyak badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Beberapa pengertian arsip sebagai berikut:
Menurut kamus umum bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepantingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu hingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip menurut asal katanya, yaitu :
Kata arsip berasal dari bahasa belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo, (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut :
a. Tempat penyimpana secara teratur bahan – bahan arsip : bahan – bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Dalam Undang – undang No. 7 tahun 1971 pengertian arsip adalah :
a. Naskah – naskah yang diterima oleh lambaga - lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kahidupan kebangsaan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut : Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mocrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh siatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan kegiatan perintah yang lain, atau kerena pentingnya informasi ysng terkandung di dalamnya.
Selain itu Tjie Liang Gie menulis bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Dari pengertian diatas dapat diambil keputusan bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah-naskah yang disusun sedemikian rupa sehingga warkat-warkat atau naskah-naskah tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengertian Filling (Administrasi Kearsipan)
Kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Kearsipan, atau kearsipan, atau filling, adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:
• Penerimaan warkat,
• Pengiriman warkat,
• Pencatatan warkat,
• Penyimpanan warkat,
• Penyingkiran atau penyusutan warkat, dan
• Pemusnahan warkat yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan.
Pengertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau filing dirumuskan dengan berbagai cara. Berikut beberapa pengertian tentang Administrasi Kearsipan (filing) sebagai berikut :
1. Yang dimaksud Administrasi Kearsipan (filing) yaitu penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat-menyurat keluar dan masuk.
2. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Menurut tiga penulis Buku Dasar-dasar kearsipan (Mulyono, dkk. 1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut :
Kearsipan adalah taata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:
1. Penyimpanan ( sorting ),
2. Penempatan ( placing ), dan
3. Penemuan kembali.
G.R.Tery lewat terjemahan Winardi (1986) mengatakan bahwa pekerjaan filling bukan hanya menyimpan surat-surat/dokumen untuk tujuan disimpan. filling mencakup pula pekerjaan yang menempatkan (placing) dan mencari (finding). Menempatkan surat-surat/dokumen pada arsip (tempat arsip) barulah 50 % dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat diperlukan sama pentingnya.
Dari defenisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Dengan pentingnya arsip yang dikemukakan diatas, maka tidak dapat disangkal bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting dan strategis dalam proses administrasi.
c. Jenis Arsip
Menurut jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip satis. Menurut Undang-undang No7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyeleggaraan sehari-hari administrasi negara.
2. Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Dengan demikian dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan alat pelaksana dari pada administrasi. Selain pengertian tersebut, dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan kegiatan pengarahan dan pengendalian orang lain ke arah pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Atas dasar pengertian manajemen diatas, maka manajemen kearsipan dapat dikatakan sebagai kegiatan pengarahan dan pengendalian orang-orang yang mengelola/menyelenggarakan tersebut perlu diterapkan fungsi-fungsi manajemen supaya tercapai tertib arsip dan tujuan kearsipan.
Fungsi-fungsi Manajemen yang dimaksud meliputi :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penggerakan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)
3. Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis
Sistem sesungguhnya mengandung arti sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani ” Systema ” yang mempunyai pengertian :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang langsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.

Menurut Campbel (Tatang M. Amirin, 1989:10) bahwa :
”Sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau terorganisir , suatu perhimpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan keseluruhan yang kompleks atau utuh”.
Selanjutnya pengertian kearsipan menurut Moekijat (1985:86), bahwa :
”Kearsipan ( penyusunan dan penyimpanan surat ) merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan, fikiran-fikiran, kontrak-kontrak, saham-saham, dan transaksi lainnya yang harus tersedia apabila harus diperlukan”.
Jadi seperti yang di ungkapkan pada penjelasan sebelumnya, menempatkan arsip-arsip sesungguhnya baru separoh dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat arsip tersebut diperlukan sama pentingnnya. Bahkan untuk mengetes apakah kearsipan sudah baik atau belum, maka bila waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali dokumen yang diperlukan masih banyak, berarti sistem kearsipan tersebut masih kurang baik.
Dengan demikian kesimpulan yang dapat diambil dari definisi-definisi di atas adalah, bahwa arsip adalah naskah-naskah dalam bentuk apapun diperlukan bagi kepentingan organisasi ataupun perorangan, yang selanjutnya seluruh arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan, itulah yang disebut ”Arsip Dinamis”.
Arsip dinamis tersebut terdiri atas arsip aktif, yakni yang masih selalu digunakan, dan arsip-arsip in-aktif, yakni yang sudah turun daya penggunaannya, namun masih dibutuhkan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan.
Dari pengertian diatas dapat dikemukakan ciri-ciri arsip, yaitu kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dengan adanya pengertian ataupun ciri-ciri demikian sebenarnya tadak ada arsip yang dikatakan kurang baik selama memiliki ciri-ciri tersebut. Tetapi apabila tidak memiliki ciri-ciri diatas, maka tidak dapat disebutkaan sebagai arsip, melainkan merupakan kumpulan warkat untuk dibuang atau dimusnahkan.
Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
c. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
d. Tidak memakan tempat.
e. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
g. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainya.
i. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.
Untuk mengetahui apakah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip tersebut sudah tepat dan lebih efektif, maka Subbagian Umum LPMP Bengkulu mengunakan system pengukuran yang dikemukakan oleh Matthies (Wilson Nadeak, 1989:62) berdasarkan waktu untuk menemukan arsip yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
1) 10 detik : Berarti sangat memuaskan atau kerena memiliki beberapa arsip saja.
2) 30 detik : Bagus
3) 1 menit : Lumayan
4) 3 Menit : Perlu dibenahi
5) 5 menit/ lebih : Apakah anda memang memiliki file ?
6) 10 menit / lebih : Berarti hanya menumpuk kertas saja.
Dengan adanya metode pengukuran terhadap sistem penyusunan arsip tersebut, maka penentuan terhadap penggunaan sistem dalam penyimpanan arsip dapat lebih terencana dan menyeluruh termasuk peralatan dan perlengkapan arsip. Seperti lemari, laci kabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan, juga kartu kendali, folder, dan sebagainya.
4. Pengertian Manajemen Arsip In - Aktif
Menurut Jay Kennedy, arsip in aktif adalah arsip yang jarang di akses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum referensi atau alasan lainnya. Sedangkan menurut kamus Kesrsipan ICA non current record (arsip in aktif) adalah arsip yang digunakan untuk urusan yang mutakhir.
Berdasarkan pengertian manajemen arsip in aktif diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip in aktif yang dalam penggunaannya sudah jarang dipergunakan atau nilai arsipnya sudah menurun dalam pelaksanaan Administrasi.

5. Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan atas dua bagian yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :
a. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
b. Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Dari pengertian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor baik kantor pemerintah atau swasta karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Dan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional yang berasal dari berbagai kantor.
6. Penyusutan Arsip
a. Arti Penyusutan Arsip
Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah tersendiri baik bagi para pegawai/karyawan pada umumnya maupun bagi karyawan kearsipan pada khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip itu sendiri membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi permasaalahan tersebut, perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang sudah betul-betul sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang, maupun untuk masa yang akan datang.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, yang termasuk penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing.
2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
b. Tujuan Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi administratif, dan dari segi penelitian.
I. Dari Segi Administratif
Dari segi administratif, tujuan penyusutan arsip adalah :
a. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
b. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, dan lain-lain.
c. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru.
d. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip in aktif yang bernilai berkelanjutan ke tempat yang lebih baik.
e. Untuk memudahkan pengiriman ke arsip Nasional.
II. Dari Segi Penelitian Ilmiah
Penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah membantu para ilmuan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah.


7. Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
• Tidak hilang,
• Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab,
• Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi,
• Tidak cepat / mudah rusak.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari perlindungan arsip adalah dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta kehidupan pemerintahan.
Usaha untuk dapat melindungi arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu dengan penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, dan pengawetan arsip.
a. Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.
b. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut :
1. Pengaturan ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
a. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
f. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama.
g. Lokasi ruangan/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri.
2. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
a. Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
o Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.
o Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip.
b. Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
o Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan Vacuum cleaner.
o Arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak hendaknya dipisah dengan arsip lainnya.
o Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.


1. Pengamanan arsip dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
o Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
o Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 (duapuluh) tahun.
2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, sinar matahari, kotoran udara, jamur dan sejenisnya, dan berbagai jenis serangga perusak/pemakan kertas arsip lainnya.
Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara :
 Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali
 Laminasi arsip adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
 Microfilm
c. Pengawetan Arsip
Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya :
a. Dengan mengadakan reproduksi dan fotografi,
b. Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip,
c. Dengan mengadakan laminasi arsip.
Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti diatas selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip, yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang Arsip Nasional Republik Indonesia.

B. Pengelolaan arsip pada LPMP Bengkulu
Berdasarkan observasi, wawancara dan studi pustaka yang dilakukan penulis selama magang, sistem kearsipan pada LPMP Bengkulu dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Pencatatan, penyimpanan dan penyusutan/pemusnahan Arsip
a. Pencatatan
Sistem pencatatan arsip yang digunakan oleh petugas kearsipan LPMP Bengkulu tidak menggunakan kartu kendali tetapi menggunakan buku agenda arsip. Adapun prosedur pengarsipan di LPMP Bengkulu sebagai berikut :
1. Setiap surat masuk dan keluar digandakan untuk arsip
2. Surat dipilah kemudian diberi kode oleh petugas arsip
3. Setelah diberi kode oleh petugas, surat tersebut dicatat dibuku agenda arsip.
4. Surat yang telah dientry di filling dalam lemari penyimpanan arsip, sesuai kode.
5. Pengembalian arsip harus pada tempat dan sesuai urutan semula.




























Peminjaman






b. Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip pada LPMP Bengkulu menggunakan Sistem Subyek yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada isi dari warkat yang bersangkutan, berkenaan dengan pokok permasalahan. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek misalkan masalah yang berkenaan dengan Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan dan lain-lain.
Penyimpanan arsip pada LPMP Bengkulu mengikuti Asas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif yang dilakukan pada unit pengolah sedangkan penyimpanan arsip in-aktif di pusatkan pada Subbag Umum Urusan Persuratan.
c. Penyusutan/pemusnahan Arsip
Arsip-arsip yang dimusnahkan yaitu arsip biasa maupan arsip penting yang dianggap tidak berguna lagi dimana ini dilakukan pada tenggang waktu tertentu.
LPMP Bengkulu menggunakan sistem penyusutan arsip yaitu :
o Penyusutan arsip yang sifatnya biasa, dilakukan penyimpanan per 5 (lima) tahun kemudian dimusnahkan setelah 5 (lima) tahun kemudian.
o Penyusutan arsip yang sifatnya penting, dilakukan penyimpanan per 15 tahun, kemudian dimusnahkan setelah lima tahun kemudian.
Sistem penyusutan yang diterapkan ini tidak mengikat, tergantung pada kebutuhan terhadap arsip dimana arsip akan tetap dipertahankan apabila masih dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan di masa-masa mendatang.
Penyusutan/pemusnahan arsip dimaksudkan untuk menghemat tempat penyimpanan arsip yang selama ini sangat terbatas, dan juga arsip tersebut tidak perlu lagi dipertahankan untuk disimpan karena nilai kegunaannya sudah tidak dibutuhkan lagi. Selain penyusutan/ pemusnahan arsip, ada pula beberapa arsip yang dinyatakan rusak atau hilang.
Baik penyusutan/pemusnahan, rusak maupun yang dinyatakan hilang, maka dibuat berita acaranya sehingga arsip tersebut dapat dipertanggung jawabkan dari segi penyusutannya, kerusakannya, maupun yang dinyatakan hilang. Cara pemusnahan arsip yang biasa dilakukan pada LPMP Bengkulu yaitu dibakar sampai habis dan dihancurkan atau dicacah dengan mesin pencacah kertas.

2. Penilaian dan Pemeliharaan Arsip
a. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penilaian arsip, petugas kearsipan LPMP Bengkulu menentukan dasar penilaian sebagai berikut :
1. Nilai sesuatu didasarkan atas pandangan segi penting atau tidaknya arsip itu untuk kebijaksanaan selanjutnya atau pandangan segi sejarah suatu organisasi. Penentuan untuk nilai arsip didasarkan pada tingkat daya guna, jangka waktu penyimpanan tulisan organisasi dan bahan administrasi lainnya dengan memperhatikan :
a. Arti nilai administrasi sebagai bahan bukti dan alat pengingat.
b. Arti dan nilai isi persoalan.
c. Pengaruh dan tingkat klasifikasi.
d. Ketentuan dan peraturan lainnya terutama untuk surat dan bahan bukti mengenai persoalan keuangan dan perbendaharaan.
2. Jika dalam menilai suatu tulisan organisasi mendapat keraguan, ditentukan nilai yang lebih tinggi.
Cara penilaian arsip yang dilaksanakan oleh LPMP Bengkulu antara lain petugas arsip menilai dan memberi catatan aktif atau inaktif oleh Kepala. Setiap tiga atau enam bulan sekali petugas arsip mengadakan penilaian dengan cara sebagai berikut :
a) Memilih atau memisahkan arsip dari bukan arsip (non arsip).
b) Menilai dan memisahkan arsip aktif, inaktif dan bukan arsip.
c) Arsip aktif dan bukan arsip aktif dibina atau dipelihara, sedangkan arsip inaktif yang tidak dipergunakan lagi dimusnahkan.
Arsip yang tidak boleh hilang atau dimusnahkan seperti arsip aset pertanahan dan arsip pendirian kantor.
b. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip pada LPMP Bengkulu bertujuan menjaga arsip agar tidak cepat rusak dan hilang, baik karena alamiah maupun sebab lainnya, sehingga dapat memperpanjang usia informasi yang terdapat pada arsip sesuai dengan kebutuhan. Adapun sumber kerusakan arsip terdiri dari dua macam :
1. Kerusakan dari dalam, disebabkan :
a. Mutu kertas yang kurang baik.
b. Mutu pita mesin tulis atau tinta yang kurang baik.
c. Perekat yang disenangi serangga (yang dibuat dari tapioka, tulang, dan kulit).
d. Klip yang mudah berkarat.
2. Kerusakan dari luar, berasal dari :
a. Udara yang terlalu lembab atau tidak kering.
b. Sinar matahari langsung.
c. Debu, api, dan air.
d. Rayap, rengat, kutu, kecoa, dan tikus.
e. Tangan berkeringat atau berminyak.
Untuk dapat memelihara arsip dengan baik maka petugas kearsipan LPMP Bengkulu melakukan beberapa cara pencegahan untuk mengatasi kerusakan pada arsip serta sarana pemeliharaannya sebagai berikut :
1. Petugas kearsipan menjaga ruang penyimpanan arsip agar terhindar dari api yang dapat membakar arsip yaitu petugas dilarang merokok di dalam ruangan penyimpanan arsip.
2. Petugas kearsipan membersihkan dan mengontrol ruang penyimpanan arsip setiap hari agar arsip terhindar dari debu dan air yang dapat membuat arsip menjadi kotor dan basah.
3. Sebagai pengganti AC (air conditioner) maka ruang penyimpanan arsip dibuat lubang ventilasi udara agar arsip tidak menjadi lembab dan tumbuhnya jamur yang dapat merusak arsip.
4. Di setiap lemari arsip, rak arsip, box arsip diberi obat anti rayap/kapur barus.
5. Petugas kearsipan pada saat mengambil arsip harus menjaga kebersihan tangan (dilarang menyentuh arsip apabila tangan kotor atau berminyak).
6. Petugas kearsipan membuat tirai yang menutupi ruang penyimpanan arsip untuk menghindari sinar matahari langsung yang dapat merusak jaringan sellulose kertas.

3. Masalah – masalah yang dihadapi dan pemecahannya
Apabila dilihat dari sistem penataan arsip pada LPMP Bengkulu, dimana lembaga ini menggunakan sistem Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi, masih terdapat berbagai masalah dan hambatan yang ditemui dalam usaha penyempurnaannya. Adapun masalah-masalah yang ditemui adalah :
1. Sistem kearsipan yang diterapkan pada LPMP Bengkulu sebagian unit penyimpanan arsipnya masih mengunakan metode manual seperti pencatatan, dan sebagainya. Ini mengakibatkan pengelolaa kearsipannya masih kurang efektif .
Pemecahannya yaitu, karena LPMP Bengkulu ditunjang dengan dana yang memadai, maka sebaiknya keseluruhan unit penyimpanan arsip menggunakan sistem komputerisasi demi efektivitas pengelolaan arsipnya.
2. Terbatasnya pegawai yang memiliki pengetahuan dalam bidang kearsipan. LPMP Bengkulu dimana dalam beberapa tahun terakhir ini hanya memiliki 1 (satu) orang arsiparis yang di bantu oleh beberapa orang staf persuratan.
Pemecahannya adalah perlu adanya pembinaan pegawai yang ditempatkan pada bagian kearsipan dengan memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengikuti pendidikan baik melalui kursus-kursus, mengikuti pelatihan-pelatihan, maupun penataran-penataran bidang kearsipan sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan prestasi kerja mereka dapat meningkat.
3. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat surat dari bagian arsip yang diperlukan oleh Kepala atau bagian lain dalam instansi, Surat atau warkat yang masuk ke bagian kearsipan semakin bertambah sedangkan peralatan tidak bertambah sehingga tidak mencukupi kebutuhan, kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang dipinjam atau pengembaliannya sehingga karena terlalu lamanya peminjaman, petugas sudah tidak tidak dapat diingat lagi oleh petugas yang mengeluarkannya dari ruang arsip.
Untuk mengatasi keadaan diatas, maka perlu diadakan penyempurnaan secara menyeluruh terhadap pegawai dan peralatannya sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif. Dalam menangani sisem kearsipan untuk menunjang kelancaran pekerjaan dalam pencapaian tujuan organisasi, perlu dimengerti prosedur, metode dan sistemnya sesuai dengan perluasan perkembangan organisasi.





BAB V
P E N U T U P

5.1. Kesimpulan
Selama 2 (dua) bulan melaksanakan magang, dengan hasil observasi, pengamatan, wawancara, studi pustaka atau pun dengan konsultasi sesuai dengan kegiatan yang penulis laksanakan dapat disimpulkan bahwa :
1. Penulis telah memperoleh pengetahuan praktis dan pengalaman dalam menghadapi masalah-masalah di dunia kerja nyata sehingga dapat menyadari dan memahami kompleksitas dunia kerja serta mempelajari cara pemecahan masalah secara teoritis dan praktis.
2. LPMP adalah instansi vertikal yang merupakan UPT (Unit Pelaksana Teknis) Pusat di lingkungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Depdiknas.
3. LPMP merupakan perubahan nama dari BPG di seluruh Indonesia yang bertugas sebagai lembaga penjaminan mutu pendidikan di propinsi walaupun dalam pelaksanaannya belum berjalan secara optimal, ini terkendala karena kurangnya promosi oleh LPMP kepada masyarakat terutama dunia pendidikan.
4. Sistem dalam tata kerja sub bagian umum sudah cukup baik tapi masih perlu di tingkatkan lagi koordinasi antar staf dan tanggung jawab terhadap tugas masing-masing.
5. Penyelenggaraan arsip pada LPMP Bengkulu meliputi tahapan-tahapan pengelolaan arsip yang satu sama lain saling terkait dan mendukung, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.
6. Untuk kelancaran pengelolaan kearsipan pada LPMP Bengkulu dibutuhkan keahlian dan pemahaman tersendiri mengenai prosedur pengarsipan agar suatu saat arsip yang diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
7. Dengan adanya penyimpanan yang baik yakni pemberkasan, penataan, dan penempatan arsip yang sistematis dapat memudahkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, arsip yang telah disimpan perlu dipelihara yang bertujuan untuk menjaga arsip agar tidak cepat rusak atau tidak terjadi kehilangan baik secara alamiah maupun akibat kelalaian petugas.
8. Pemusnahan arsip tidak sembarangan dilakukan, melainkan harus sesuai prosedur yang ada agar tidak terjadi kesalahan dalam pemusnahan arsip yang dikemudian hari masih dibutuhkan.
9. Masalah yang paling dominan dihadapi dalam pengelolaan arsip pada LPMP Bengkulu adalah terbatasnya pegawai yang dapat memahami bidang kearsipan.

5.2. Saran
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Perlu adanya kerjasama yang baik antar sesama lembaga terkait yang ada dalam propinsi Bengkulu dan meningkatkan promosi kepada masyarakat terutama dunia pendidikan guna mewujudkan visi dan misi serta tujuan LPMP Bengkulu.
2. Meningkatkan profesionalisme sebagai penentu keberhasilan dalam pengelolaan kearsipan pada suatu unit organisasi yaitu dengan meningkatkan kemampuan para petugas kearsipan dalam melaksanakan pekerjaannya.
3. Pemeliharaan arsip perlu diperhatikan dengan sebaik-baiknya untuk menghindari kerusakan dan kehilangan arsip, untuk itu arsip perlu dijaga dan dilindungi baik dalam penggunaan maupun dalam penyimpanannya.
4. Diperlukan sarana dan fasilitas yang cukup memadai dalam menunjang evektifitas pengelolaan kearsipan, agar dapat membantu kelancaran pekerjaan dalam rangka untuk mencapai hasil yang maksimum.
5. Perlu adanya perbaikan kembali dalam penataan dan penyusunan dokumen-dokumen arsip dalam almari arsip maupun rak arsip agar terlihat rapi dan memudahkan penemuan kembali arsip tersebut.
6. Adanya peningkatan kedisiplinan bagi petugas kearsipan maupun staff yang lainnya ketika berada di ruang penyimpanan ataupun ketika melakukan penyelenggaraan kearsipan yaitu dengan mematuhi peraturan yang ada.
7. Hendaknya pengelolaan kearsipan dilakukan dan didukung dengan menggunakan sistem komputerisasi agar penanganan data tersebut dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan, PT. Gramedia, Jakarta.
Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran, CV. Mandar Maju, Bandung.
Mulyono, Sularso. 1985. Dasar-dasar kearsipan, liberty, Yogyakarta.
Tatang M. Amirin. 1989. Sistem Kearsipan Dinamis, SAP Akademi Sekretari Dan Manajemen Atmajaya. Jakarta.
The Liong Gie. 1984. Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta, Nur Cahaya.
Panduan Magang Mahasiswa Jurusan Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Bengkulu 2008
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2007 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan
Profil LPMP Bengkulu
Widjaja A.W. 1986. Administrasi Kearsipan, Rajawali Press, Jakarta.
Wilson, Nadeak. 1989. Sistem Pengukuran Arsip, Jakarta, Binarupa Aksara.

Senin, 01 Desember 2008

KEBIJAKAN PUBLIK SEBAGAI KEPUTUSAN-KEPUTUSAN YANG MENGANDUNG KONSEKUENSI MORAL

I. KEADILAN SOSIAL
Tolak ukur keberhasilan pranata publik yang harus diperhatikan ialah terwujudnya keadilan sosial. Nilai keadilan sosial ingin dicapai dengan tujuan tersusunnya suatu masyarakat yang seimbang dan teratur sehingga seluruh warga negara memperoleh kesempatan guna membangun suatu kehidupan yang layak dan mereka yang lemah kedudukannya akan mendapatkan bantuan seperlunya. Keadilan sosial merujuk kepada masyarakat atau negara yang dapat berfungsi sebagai subyek maupun objek. Mewajibkan negara untuk mewujudkan kesejahteraan umum serta membagi beban dan manfaatnya kepada para warga negara secara proporsional.
Negara kesejahteraan juga merupakan cita-cita bangsa Indonesia. Pembukaan UUD 1945 menyebutkan bahwa pemerintah ditugaskan untuk “memajukan kesejahteraan umum serta mewujudkan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia”. Disamping itu pasal-pasal UUD 1945 banyak menuangkan ketentuan-ketentuan mengenai pentingnya kesejahteraan bagi setiap warga negara.
Sesuai dengan prinsip keadilan distributif, keadilan sosial mengandaikan adanya distribusi barang dan sumber-sumber daya secara adil. Kebijakan-kebijakan publik harus menjamin pemerataan sumber-sumber daya yang terdapat disuatu negara, dan yang lebih penting ialah bahwa ia harus menguntungkan kelompok atau kelas yang paling tak beruntung yaitu kaum fakir dan miskin.
Setelah merasakan adanya ekses-ekses yang timbul akibat timpangnya distribusi hasil pembangunan, pemerintah kemudian menggariskan rumusan Delapan Jalur Pemerataan bagi proyek-proyek pembangunan di Indonesia. Kedelapan jalur itu ialah : (1) Pemerataan pemenuhan kebutuhan pokok rakyat banyak, (2) Pemerataan kesempatan memperoleh pendidikan dan pelayanan kesehatan, (3) Pemerataan distribusi pendapatan, (4) Pemerataan kesempatan kerja, (5) Pemerataan pembangunan, (6) Pemerataan partisipasi dalam pembangunan, (7) Pemerataan penyebaran pembangunan diseluruh tanah air, dan (8) Pemerataan kesempatan memperoleh keadilan hukum.
II. PARTISIPASI DAN ASPIRASI WARGA NEGARA
Secara umum corak partisipasi warga negara dapat dibedakan menjadi 4 macam :
1. Partisipasi dalam pemilihan. Partisipasi untuk memilih wakil-wakil rakyat, mengangkat pemimpin, atau menerapkan ideologi pembangunan tertentu.
2. Partisipasi kelompok. Warga negara bergabung dalam kelompok-kelompok tertentu untuk menyuarakan aspirasi mereka, sebagai sarana penengah antara pejabat dan warga negara.
3. Kontak antara warga negara dan pemerintah. Proses komunikasi dapat terjalin antara warga negara dengan pemerintahnya dengan cara menulis surat, menelpon, atau pertemuan secara pribadi atau bisa berlangsung dalam pertemuan-pertemuan mulai tingkat desa hingga rapat akbar yang melibatkan seluruh warga di sebuah kota, atau lokakarya dan konferensi yang membahas masalah-masalah khusus.
4. Partisipasi warga negara secara langsung dilingkungan pemerintahan. Misalnya saja jika terdapat seorang tokoh masyarakat yang didudukan sebagai wakil rakyat dilembaga-lembaga pembuat kebijakan. Cara lain ialah dengan menggaji client dari suatu program untuk menjadi pelaksana program itu sendiri.

III. MASALAH-MASALAH LINGKUNGAN
Kemajuan teknologi dan pembangunan fisik telah membawa kemajuan peradaban manusia yang luar biasa. Namun beberapa dasawarsa terakhir ini industrialisasi dan pembangunan yang kurang terencana mulai menghasilkan berbagai kekhawatiran berkenaan dengan masalah kelestarian alam dan lingkungan.
Tampak bahwa kebijakan yang menyangkut lingkungan dan kualitas hidup mengharuskan adanya strategi-strategi yang terpadu. Setidak-tidaknya ada lima aspek yang perlu mendapat perhatian.
Pertama, dari sudut kependudukan, pemerintah harus menyediakan wilayah-wilayah permukiman yang sehat, pembukaan lahan transmigrasi tanpa mengganggu potensi sumber daya alami, atau memperbaiki kualitas hidup dilingkungan kumuh perkotaan.

Kedua, masalah lingkungan dapat dilihat dari aspek pembangunan sektoral
Ketiga, pendekatan masalah lingkungan dari aspek media lingkungan seperti tanah, air, atau ruang.
Keempat, masalah lingkungan tidak terlepas dari unsur-unsur penunjang, misalnya pendidikan, pengembangan ilmu dan teknologi, pengaturan aparatur, atau pembebanan biaya terhadap konservasi lingkungan.

IV. PELAYANAN UMUM
Sadar atau tidak, setiap warga negara selalu berhubungan dengan aktivitas birokrasi pemerintahan. Untuk memperoleh pelayanan yang sederhana saja, pengguna jasa sering dihadapkan pada kesulitan-kesulitan yang terkadang mengada-ada.
Kelambanan pelayanan umum tidak hanya disebabkan oleh kurang baiknya cara pelayanan ditingkat bawah. Ternyata masih banyak faktor yang mempengaruhi begitu buruknya tata kerja dalam birokrasi. Sikap pandang organisasi birokrasi pemerintahan kita, misalnya, terlalu berorientasi kepada kegiatan dan pertanggungjawaban formal. Penekanan kepada hasil atau kualitas pelayanan sangatlah kurang, sehingga lambat laun pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi menjadi kurang menantang dan menggairahkan.
Kencenderungan lain yang melekat di dalam birokrasi adalah kurang diperhatikannya asas keterjangkauan dan pemerataan dalam pelayanan. Secara normatif birokrasi seharusnya memihak kepada golongan miskin atau kelompok-kelompok pinggiran karena merekalah yang perlu dibantu untuk ikut menikmati hasil-hasil pembangunan.
Lebih dari itu masalah kekakuan prosedur juga melanda institusi-institusi pemerintah yang seharusnya melaksanakan aktivitas secara profesional. Kita bisa melihat betapa kurang lincahnya manajemen PLN atau Badan Usaha Milik Negara lainnya jika dibandingkan dengan manajemen perusahaan-perusahaan swasta.
Bentuk organisasi birokrasi yang diharapkan memiliki daya tangkap yang baik terhadap kepentingan-kepentingan umum adalah bentuk organis-adaptif.


Ciri-ciri pokok yang terdapat dalam struktur yang organis-adaptif antara lain :
1. Berorientasi kepada kebutuhan para pemakai jasa.
2. Bersifat kreatif dan inovatif.
3. Menganggap sumber daya manusia sebagai modal tetap jangka panjang.
4. Kepemimpinan yang memiliki kemampuan mempersatukan berbagai kepentingan dalam organisasi, sehingga dapat menyumbangkan sinergisme.

V. MORAL INDIVIDU ATAU KELOMPOK
Mempelajari etika berarti memahami sifat dasar tindakan manusia, pertentangan moral yang ada dibatinnya, pertimbangan moral yang mendasarinya, kesadaran moral yang menuntun prilakunya, kewajiban-kewajiban moral mereka sebagai makhluk yang paling sempurna, dan juga kelakuan moral yang tampak dalam kehidupannya sehari-hari.
Ada dua sisi normatif yang melekat dalam tindakan dan keputusan para pejabat negara :
1. Aspek lazim yaitu cara-cara dimana kebijakan dan praktek pelaksanaan tugas pegawai negeri mendukung sikap-sikap dan titik tinjauan yang memungkinkan tanggung jawab atas kinerja , memperhitungkan kepentingan banyak pihak, pejabat-pejabat atasan, mandat legislatif, dan akhirnya kesejahteraan publik yang akan menjadi kewajiban pegawai-pegawai negeri serta mempengaruhi prilaku mereka.
2. Aspek terbatas yaitu cara-cara dimana pertanggungjawaban moral untuk kebijakan-kebijakan yang masuk akal itu sendiri dilaksanakan.
Moral individu mensyaratkan bahwa dalam hubungannya dengan orang lain seseorang harus mengikuti norma-norma etis dan melaksanakan kewajiban-kewajiban sebagai pertanggungjawaban antar manusia. Sedangkan moral kolektif terbentuk karena tergabungnya pertanggungjawaban didalam suatu kelompok sehingga proses tindakan-tindakan etis yang terwujud itu terbentuk karena persetujuan diantara individu-individu yang terdapat didalamnya.



VI. PERTANGGUNGJAWABAN ADMINISTRASI
Pertanggungjawaban biasanya diartikan sebagai proses antar pribadi yang menyangkut tindakan, perbuatan, atau keputusan seseorang dalam hubungannya dengan orang lain sehingga ia dapat menerima hak dan wewenang tertentu berikut sanksi yang menjadi konsekuensinya. Akan tetapi dalam administrasi publik pertanggungjawaban mengandung tiga konotasi.
1. Pertanggungjawaban sebagai akuntabilitas.
Terdapat dua bentuk akuntabilitas, yaitu : akuntabilitas eksplisit dan akuntabilitas implisit. Akuntabilitas eksplisit merupakan pertanggung jawaban seorang pejabat negara manakala ia diharuskan untuk menjawab atau memikul konsekuensi atas cara-caranya dalam melaksanakan tugas-tugas kedinasan. Sedangkan akuntabilitas implisit berarti bahwa segenap aparatur negara secara implisit bertanggungjawab atas setiap pengaruh yang tak terduga dari akibat-akibat keputusan yang dibuat.
2. Pertanggungjawaban sebagai sebab-akibat.
Pertangunggjawaban ini muncul bila orang mengatakan bahwa suatu lembaga diharuskan untuk mempertanggungjawabkan jalannya suatu urusan.
3. Pertanggungjawaban sebagai kewajiban.
Apabila seseorang bertanggung jawab dalam artian kewajiban untuk melakukan sesuatu.
Tipe-tipe sistem pertanggungjawaban :
1. Pertanggungjawaban birokratis adalah mekanisme yang secara luas dipakai untuk mengelola kehendak-kehendak lembaga negara.
2. Pertanggungjawaban legal adalah mirip dengan bentuk birokrasi karena ia juga melibatkan penerapan kontrol yang terus menerus atas aktivitas administrasi negara.
3. Pertanggungjawaban profesional, dicirikan oleh penempatan kontrol atas aktivitas-aktivitas organisasional ditangan para pejabat yang punya kepakaran atau keterampilan khusus dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
4. Pertanggungjawaban politis merupakan sistem pertanggungjawaban yang sangat dibutuhkan bagi administrator di negara-negara demokratis.


VII. ANALISIS ETIS
Tidak Mudah untuk menilai tindakan-tindakan seseorang, apakah sudah sesuai dengan norma etika atau belum. Apalagi kalau tindakan tersebut berproses melalui serangkaian keputusan yang panjang.
Konsep moralisme legal dapat dirumuskan dari dua sisi tuntutan yang menyangkut tindakan manusia yaitu :
1. Sisi ”moralis”, bahwa tindakan-tindakan tertentu memang secara intrinsik dapat disebut salah.
2. Sisi ”legal”, bahwa tindakan-tindakan yang salah adalah tindakan-tindakan yang ilegal atau melawan hukum.
Tipe-tipe pelanggaran atau permasalahan :
1. Ketidakjujuran
Para pejabat negara selalu punya peluang untuk melakukan tindakan-tindakan yang tidak jujur dalam tugas-tugasnya. Berbagai pungutan liar atau penggelapan merupakan contoh yang paling nyata.
2. Perilaku yang buruk
Tindakan penyuapan, pemberian uang sogok, suap, atau uang semir merupakan contoh perilaku yang buruk.
3. Konflik kepentingan
Pembayaran uang jasa oleh para kontraktor kepada pejabat pemerintah mungkin dianggap wajar kalau itu dilakukan secara sukarela. Tetapi jelas ada perbedaan normatif jika pemberian itu dimaksudkan untuk mempengaruhi keputusan yang hendak diambil pejabat tersebut.
4. Melanggar peraturan perundangan
Bertindak tanpa wewenang yang sah dan melanggar peraturan-peraturan yang berlaku.
5. Perlakuan yang tidak adil terhadap bawahan
Seorang pegawai kerapkali diberhentikan oleh atasannya dengan alasan yang tidak berhubungan dengan tindakan yang tidak efisien atau kesalahan lainnya.


6. Pelanggaran terhadap prosedur
Prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah kadang-kadang tidak tertulis dalam perundangan, tetapi sesungguhnya prosedur itu punya kekuatan seperti peraturan perundangan dan karena itu setiap instansi akan lebih baik jika melaksanakannya secara konsisten.
7. Tidak menghormati kehendak pembuat peraturan perundangan
Pejabat-pejabat negara dalam tindakannya telah sesuai dengan peraturan perundangan dan prosedur yang berlaku. Meskipun demikian bukan tidak mungkin bahwa mereka sebenarnya gagal dalam mengikuti kehendak pembuat peraturan.
8. Inefisiensi dan pemborosan
Pemborosan dana, waktu, barang, atau sumber-sumber daya milik organisasi tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawaban adalah tindakan yang tidak dapat dibenarkan.
9. Menutup-nutupi kesalahan
Pejabat publik seringkali menolak untuk memberikan keterangan yang sesungguhnya kepada badan-badan legislatif karena merasa bahwa penyimpangan-penyimpangan dalam organisasinya adalah tanggungjawabnya sendiri, sehingga badan legislatif kemudian diabaikan.
10. Kegagalan mengambil prakarsa.
Tidak adanya prakarsa dapat disebabkan oleh :
- Ketakutan terhadap kritik yang mungkin terlontar meskipun organisasi sangat memerlukan perbaikan.
- Perasaan tidak aman untuk berbuat karena enggan mengambil resiko.
- Perasaan bahwa mengambil prakarsa berarti menambah pekerjaan.

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

Mohon di Klik

Entri Populer