Laporan Magang Ku

KATA PENGANTAR


Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Magang ini.

Terselesainya laporan magang ini tidak luput dari bantuan dan motivasi serta partisipasi dari semua pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada :
1. Ibu Dra. Loesida Roeliana, M. Si dan Bapak Drs. Jarto Tarigan, MS selaku Dosen Pembimbing Magang
2. Bapak Drs. Sudirman AS, M. Pd, MM selaku Kepala LPMP Bengkulu
3. Bapak Husyaini Bakir, S. Pd, M. Pd selaku Kasubbag Umum LPMP
4. Bapak Tusran, S. Pd, M. Pd selaku Kepala Seksi PMS
5. Bapak Akhirudin, SH, S. Pd, M. Pd selaku Kepala Seksi PSI
6. Bapak Asdi Warman, S. Sos, MM selaku Kepala Seksi FSDP
7. Seluruh staf LPMP Bengkulu yang telah memberikan bantuan baik moril maupun materil kepada penulis selama kegiatan magang berlangsung
8. Keluarga dan rekan-rekan seperjuangan yang telah memberikan motivasi yang sangat berarti bagi penulis.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan magang ini memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Akhirnya, semoga laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Bengkulu, Desember 2008


Penulis

BAB I
PENDAHULUAN


1.1. Latar Belakang
Magang mahasiswa merupakan suatu kegiatan latihan kerja mahasiswa yang terencana dan terstruktur oleh jurusan yang bersifat intrakulikuler dan wajib diikuti oleh semua mahasiswa administrasi negara yang telah memenuhi syarat tertentu. Kegiatan ini dilakukan di instansi pemerintah/negara dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang memiliki kualifikasi tertentu.
Program magang ini dimaksudkan untuk mendukung tercapainya kompetensi (sarjana) atau lulusan ilmu Administrasi Negara, yang :
• Mampu menganalisis setiap permasalahan di bidang Administrasi Negara.
• Mampu melaksanakan tugas dan fungsi di seluruh bidang kegiatan Administrasi Negara.
• Mampu mengatasi dan mencari solusi (penyelesaian) berbagai permasalahan Administrasi Negara.
Berdasarkan hal tersebut diatas penulis memilih melaksanakan kegiatan magang pada Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Provinsi Bengkulu yang terletak di Jalan Zainul Arifin No. 2 Lingkar Timur Bengkulu. Di mana kegiatan magang berlangsung dari tanggal 22 Oktober s.d. 22 Desember 2008.
LPMP merupakan lembaga pusat yang ada di daerah, di lingkungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional.

1.2. Tujuan Magang
a. Mempelajari alternatif pemecahan masalah dan cara penerapan pemecahan masalah (perbandiangan antara teori dan praktek)
b. Mendapat akses terhadap fasilitas peralatan, prosedur teknik maupun lainnya yang mungkin tidak dimiliki ataupun tidak di ajarkan di Perguruan Tinggi.
c. Meningkatkan motivasi dan prestasi akademis melalui proses belajar yang dikaitkan dengan situasi kerja yang nyata (learning by doing).
d. Mengembangkan mekanisme mawas diri mahasiswa untuk mengetahui kelemahan dan kekuatannya melalui evaluasi diri (self-evaluation) terhadap kinerja selama mengikuti program magang.
e. Mengembangkan kepribadian, rasa percaya diri dan kedewasaan mahasiswa.
f. Meningkatkan kesadaran akan luasnya kesempatan dan variasi kerja serta menciptakan kontak dengan lapangan kerja.
g. Mengetahui situasi dan kondisi, profil lembaga, tugas dan fungsi LPMP Bengkulu.
h. Meningkatkan profesionalisme dalam bekerja, kedisiplinan dan keakraban dengan pegawai LPMP Bengkulu.

BAB II
PROFIL LEMBAGA
PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN BENGKULU


2.1. Kedudukan
Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) adalah unit pelaksana teknis (UPT) Departemen Pendidikan Nasional. LPMP dipimpin oleh seorang Kepala yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 7 Tahun 2007.

2.2. Sejarah Singkat LPMP
Pemerintah melalui Depdiknas telah melakukan restrukturisasi dan refungsionalisasi BPG (Balai Penataran Guru) menjadi LPMP (Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan). Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan adalah penjaminan mutu pendidikan dasar dan menengah di propinsi berdasarkan kebijakan nasional. Lembaga ini merupakan UPT (Unit Pelaksanaan Teknis) pusat di lingkungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Depdiknas. Sebagai lembaga penjaminan mutu, LPMP telah memiliki sejumlah tenaga struktural dan tenaga fungsional, fasilitas, dan berbagai program. LPMP juga memiliki visi, misi, dan tujuan, serta tugas pokok dan fungsi yang diformulasi sesuai dengan kebutuhan pemekaran organisasi dan manajemen pada era otonom. Semua ini diharapkan dapat berfungsi sebagai acuan pengembangan berbagai kebijakan, program dan kegiatan lembaga yang mampu menjawab kebutuhan lapangan kerja yang terus berkembang, dan diharapkan kedepan LPMP mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsi secara profesional.
Keberadaan lembaga ini tentu menjadi tantangan bagi LPMP secara institusi dimana harus mampu menunjukkan kemampuan sehingga keberadaannya sangat dirasakan oleh pemerintah daerah.
LPMP Bengkulu telah melakukan berbagai upaya untuk merealisasi tugas dan fungsinya, dengan menyusun program kegiatan yang menyentuh terhadap tupoksi, sehingga Peraturan Mendiknas Nomor 7 Tahun 2007 dapat direalisasikan. Salah satu upaya LPMP untuk merealisasikan tupoksi adalah menjalin kerjasama dengan pemerintah daerah di Propinsi Bengkulu yaitu melalui MOU dan diharapkan bernuansa positif dalam upaya memajukan pendidikan.

2.3. Visi dan Misi LPMP Bengkulu
a. Visi
Visi LPMP Bengkulu adalah : “Menjadi Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (Quality Assurance), pendidikan dasar, menengah, formal, non formal yang berstandar nasional dan berwawasan global”.
b. Misi
- Mengarahkan pelaksanaan pendidikan dasar dan menengah, formal, non formal di provinsi sesuai standar nasional pendidikan.
- Memfasilitasi peningkatan manajemen dan kinerja satuan pendidikan dasar, menengah, formal, non formal di provinsi
- Melakukan pemetaan, pengkajian dan pengembangan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan di provinsi.
- Membangun kerjasama dengan instansi terkait dalam usaha pengembangan mutu pendidikan di provinsi.
c. Tujuan
“Terjaminnya pelaksanaan pendidikan sesuai dengan standar, norma, kriteria, pedoman penyelenggara pendidikan nasional”.

2.4. Tugas dan Fungsi
Tugas pokok dan fungsi LPMP Bengkulu sesuai dengan Peraturan Mendiknas Nomor 7 Tahun 2008 tanggal 13 Februari 2007 adalah sebagai berikut :
a. Tugas
LPMP mempunyai tugas melaksanakan penjaminan mutu pendidikan dasar dan pendidikan menengah termasuk taman kanak-kanak (TK), raudatul athfal (RA), atau bentuk lain yang sederajat di provinsi berdasarkan kebijakan Menteri Pendidikan Nasional.
b. Fungsi :
1. Pemetaan mutu pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain sederajat;
2. Pengembangan dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat;
3. Supervisi satuan pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam pencapaian standar mutu pendidikan nasional;
4. Fasilitasi sumber daya pendidikan terhadap satuan pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam penjaminan mutu pendidikan; dan
5. Pelaksana urusan administrasi LPMP.

2.5. Struktur Organisasi LPMP Bengkulu
LPMP terdiri atas :
a. Kepala;
b. Subbagian Umum;
c. Seksi Program dan Sistem Informasi;
d. Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi;
e. Seksi Fasilitasi Sumber Daya Pendidikan; dan
f. Kelompok Jabatan Fungsional

Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, ketatalaksanaan, dan kerumahtanggaan LPMP.

Seksi Program dan Sistem Informasi mempunyai tugas melakukan penyusunan program, pengembangan, dan pengelolaan sistem informasi mutu pendidikan termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat .

Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi mempunyai tugas melakukan pemetaan, analisis dan supervisi penjaminan mutu satuan pendidikan termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam pencapaian standar mutu pendidikan nasional.

Seksi Fasilitasi Sumberdaya Pendidikan mempunyai tugas melakukan fasilitasi sumberdaya pendidikan terhadap satuan pendidikan dasar dan menengah termasuk TK, RA, atau bentuk lain yang sederajat dalam penjaminan mutu pendidikan.

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang tugasnya.
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional sebagai koordinator yang ditunjuk oleh dan bertanggung jawab kepada Kepala LPMP.







Bagan 1: Struktur Organisasi LPMP Provinsi Bengkulu


Sebagai gambaran keadaan LPMP pada saat ini adalah sebagai berikut :
A. Ketenagaan LPMP Bengkulu
1. Tenaga Struktural
 Kepala LPMP = 1 orang
 Kepala Subbag Umum = 1 orang
 Kasi Fasilitasi Sumber Daya Pendidikan = 1 orang
 Kasi Program dan Sistem Informasi = 1 orang
 Kasi Pemetaan Mutu dan Supervisi = 1 orang

2. Tenaga Fungsional
 Widyaiswara = 15 orang
 Arsiparis = 1 orang

3. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah (orang) Persentase (%)
Laki-laki
Perempuan 63
41 61
39
Jumlah 104 100

4. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Tingkat Umur
Tingkat Umur Jumlah (orang) Persentase (%)
25-30
31-36
37-42
43-48
49-54
>54 29
25
16
18
15
1 28,5
24,5
15
17
14
1
Jumlah 104 100

5. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Tingkat Pendidikan
Tingkat Pendidikan Jumlah (orang) Persentase (%)
SD
SLTP
SLTA
D3
S1
S2 2
0
15
3
57
27 2
0
14
3
55
26
Jumlah 104 100

6. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Masa Kerja
Masa Kerja Jumlah (orang) Persentase (%)
< 6 tahun
6-10 tahun
11-15 tahun
16-20 tahun
21-25 tahun
> 25 tahun 53
7
21
14
5
4 53
8
20,5
13,5
5
4
Jumlah 104 100

7. Keadaan Pegawai LPMP Bengkulu berdasarkan Golongan/Pangkat
Golongan/Pangkat Jumlah (orang) Persentase (%)
IV
III
II
I 15
71
16
2 14,4
68,3
15,4
1,9
Jumlah 104 100

B. Fasilitas LPMP
1. Fisik
 Gedung Kantor = 2 unit
 Mess Penatar = 2 unit
 Asrama = 6 unit
 Ruang Tunggu Widyaiswara = 1 unit
 Gedung Serba Guna = 2 unit
 Ruang Rapat = 2 unit
 Ruang Kelas/Belajar = 11 unit
 Ruang Laboratorium IPA = 3 unit
 Ruang Laboratorium Bahasa = 1 unit
 Ruang Laboratorium Matematika = 1 unit
 Ruang Media = 1 unit
 Ruang Perpustakaan = 1 unit
 Ruang Makan = 1 unit
 Mushallah = 1 unit
 Ruang Fitness = 1 unit
 Ruang Fasilitas Studio Musik = 1 unit

2. Komunikasi dan Informasi
 Internet
 Buletin/Majalah LPMP Bengkulu


BAB III
PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG

Dalam rangka pelaksanaan magang yang dilaksanakan selama 2 bulan yaitu mulai tanggal 22 Oktober sampai dengan 22 Desember 2008 di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Propinsi Bengkulu, Penulis ditempatkan di bagian Persuratan Subbagian Umum. Adapun kegiatan yang dilakukan Penulis selama magang sebagai berikut :
1. Pengamatan atau Observasi
Pengamatan atau observasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencari fakta maupun data-data yang diperlukan bagi suatu kegiatan dalam wilayah penelitian. Pengamatan ini dilakukan dilokasi kerja yaitu Subbagian Umum LPMP Bengkulu. Pengamatan ini dimaksudkan agar penulis dapat melihat dan mengetahui kenyataan yang sebenarnya dihadapi dilapangan sehingga dapat membantu memberikan gambaran mengenai keadaan LPMP Bengkulu.
2. Diskusi
Kegiatan ini dilakukan untuk memperbanyak pengetahuan dan wawasan tentang LPMP Propinsi Bengkulu terutama di Subbagian Umum. Diskusi ini dilakukan secara tidak formal dan lebih berbentuk “ngobrol-ngobrol”. Diskusi merupakan proses untuk bertukar pikiran, dan juga bertujuan untuk lebih mendekatkan diri dengan pegawai. Waktu dari kegiatan ini adalah tidak tentu atau tidak dijadwal melainkan sesuai dengan situasi dan kondisi.

3. Wawancara
Wawancara yaitu proses percakapan dalam bentuk tanya jawab dengan tatap muka secara langsung dengan informan untuk memperoleh data atau keterangan yang dibutuhkan.
4. Kepustakaan dan dokumentasi
Yaitu kegiatan yang dilakukan penulis dengan mengambil dari berbagai sumber yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas juga data yang penulis peroleh dari LPMP Bengkulu berupa buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan laporan magang ini.
5. Kegiatan yang senyatanya dilakukan pada saat magang (terlampir) :
a. Apel Pagi dan Apel Sore
b. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
c. Pendistribusian Surat, Majalah, dan Undangan
d. Mengetik
e. Olahraga
f. Pengajian rutin bulanan
g. Mengoperasikan internet
h. Upacara Hari Kesadaran Nasional dan Hari Besar Lainnya
i. Kebersihan Lingkungan Musholah
j. Menerima tamu dan telpon
k. Membantu kegiatan di Kepegawaian, Perpustakaan dan Seksi PSI
l. Membaca buku dan surat kabar di Perpustakaan

BAB IV

ANALISIS FOKUS MAGANG
“PENGELOLAAN ARSIP PADA LPMP BENGKULU”

A. Landasan Teori
1. Pengertian Kearsipan
a. Arti Arsip
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh banyak badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Beberapa pengertian arsip sebagai berikut:
Menurut kamus umum bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepantingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu hingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip menurut asal katanya, yaitu :
Kata arsip berasal dari bahasa belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo, (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut :
a. Tempat penyimpana secara teratur bahan – bahan arsip : bahan – bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Dalam Undang – undang No. 7 tahun 1971 pengertian arsip adalah :
a. Naskah – naskah yang diterima oleh lambaga - lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kahidupan kebangsaan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut : Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mocrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh siatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan kegiatan perintah yang lain, atau kerena pentingnya informasi ysng terkandung di dalamnya.
Selain itu Tjie Liang Gie menulis bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Dari pengertian diatas dapat diambil keputusan bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah-naskah yang disusun sedemikian rupa sehingga warkat-warkat atau naskah-naskah tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengertian Filling (Administrasi Kearsipan)
Kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Kearsipan, atau kearsipan, atau filling, adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:
• Penerimaan warkat,
• Pengiriman warkat,
• Pencatatan warkat,
• Penyimpanan warkat,
• Penyingkiran atau penyusutan warkat, dan
• Pemusnahan warkat yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan.
Pengertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau filing dirumuskan dengan berbagai cara. Berikut beberapa pengertian tentang Administrasi Kearsipan (filing) sebagai berikut :
1. Yang dimaksud Administrasi Kearsipan (filing) yaitu penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat-menyurat keluar dan masuk.
2. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Menurut tiga penulis Buku Dasar-dasar kearsipan (Mulyono, dkk. 1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut :
Kearsipan adalah taata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:
1. Penyimpanan ( sorting ),
2. Penempatan ( placing ), dan
3. Penemuan kembali.
G.R.Tery lewat terjemahan Winardi (1986) mengatakan bahwa pekerjaan filling bukan hanya menyimpan surat-surat/dokumen untuk tujuan disimpan. filling mencakup pula pekerjaan yang menempatkan (placing) dan mencari (finding). Menempatkan surat-surat/dokumen pada arsip (tempat arsip) barulah 50 % dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat diperlukan sama pentingnya.
Dari defenisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Dengan pentingnya arsip yang dikemukakan diatas, maka tidak dapat disangkal bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting dan strategis dalam proses administrasi.
c. Jenis Arsip
Menurut jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip satis. Menurut Undang-undang No7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyeleggaraan sehari-hari administrasi negara.
2. Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Dengan demikian dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan alat pelaksana dari pada administrasi. Selain pengertian tersebut, dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan kegiatan pengarahan dan pengendalian orang lain ke arah pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Atas dasar pengertian manajemen diatas, maka manajemen kearsipan dapat dikatakan sebagai kegiatan pengarahan dan pengendalian orang-orang yang mengelola/menyelenggarakan tersebut perlu diterapkan fungsi-fungsi manajemen supaya tercapai tertib arsip dan tujuan kearsipan.
Fungsi-fungsi Manajemen yang dimaksud meliputi :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penggerakan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)
3. Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis
Sistem sesungguhnya mengandung arti sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani ” Systema ” yang mempunyai pengertian :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang langsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.

Menurut Campbel (Tatang M. Amirin, 1989:10) bahwa :
”Sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau terorganisir , suatu perhimpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan keseluruhan yang kompleks atau utuh”.
Selanjutnya pengertian kearsipan menurut Moekijat (1985:86), bahwa :
”Kearsipan ( penyusunan dan penyimpanan surat ) merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan, fikiran-fikiran, kontrak-kontrak, saham-saham, dan transaksi lainnya yang harus tersedia apabila harus diperlukan”.
Jadi seperti yang di ungkapkan pada penjelasan sebelumnya, menempatkan arsip-arsip sesungguhnya baru separoh dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat arsip tersebut diperlukan sama pentingnnya. Bahkan untuk mengetes apakah kearsipan sudah baik atau belum, maka bila waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali dokumen yang diperlukan masih banyak, berarti sistem kearsipan tersebut masih kurang baik.
Dengan demikian kesimpulan yang dapat diambil dari definisi-definisi di atas adalah, bahwa arsip adalah naskah-naskah dalam bentuk apapun diperlukan bagi kepentingan organisasi ataupun perorangan, yang selanjutnya seluruh arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan, itulah yang disebut ”Arsip Dinamis”.
Arsip dinamis tersebut terdiri atas arsip aktif, yakni yang masih selalu digunakan, dan arsip-arsip in-aktif, yakni yang sudah turun daya penggunaannya, namun masih dibutuhkan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan.
Dari pengertian diatas dapat dikemukakan ciri-ciri arsip, yaitu kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dengan adanya pengertian ataupun ciri-ciri demikian sebenarnya tadak ada arsip yang dikatakan kurang baik selama memiliki ciri-ciri tersebut. Tetapi apabila tidak memiliki ciri-ciri diatas, maka tidak dapat disebutkaan sebagai arsip, melainkan merupakan kumpulan warkat untuk dibuang atau dimusnahkan.
Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
c. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
d. Tidak memakan tempat.
e. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
g. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainya.
i. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.
Untuk mengetahui apakah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip tersebut sudah tepat dan lebih efektif, maka Subbagian Umum LPMP Bengkulu mengunakan system pengukuran yang dikemukakan oleh Matthies (Wilson Nadeak, 1989:62) berdasarkan waktu untuk menemukan arsip yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
1) 10 detik : Berarti sangat memuaskan atau kerena memiliki beberapa arsip saja.
2) 30 detik : Bagus
3) 1 menit : Lumayan
4) 3 Menit : Perlu dibenahi
5) 5 menit/ lebih : Apakah anda memang memiliki file ?
6) 10 menit / lebih : Berarti hanya menumpuk kertas saja.
Dengan adanya metode pengukuran terhadap sistem penyusunan arsip tersebut, maka penentuan terhadap penggunaan sistem dalam penyimpanan arsip dapat lebih terencana dan menyeluruh termasuk peralatan dan perlengkapan arsip. Seperti lemari, laci kabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan, juga kartu kendali, folder, dan sebagainya.
4. Pengertian Manajemen Arsip In - Aktif
Menurut Jay Kennedy, arsip in aktif adalah arsip yang jarang di akses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum referensi atau alasan lainnya. Sedangkan menurut kamus Kesrsipan ICA non current record (arsip in aktif) adalah arsip yang digunakan untuk urusan yang mutakhir.
Berdasarkan pengertian manajemen arsip in aktif diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip in aktif yang dalam penggunaannya sudah jarang dipergunakan atau nilai arsipnya sudah menurun dalam pelaksanaan Administrasi.

5. Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan atas dua bagian yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :
a. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
b. Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Dari pengertian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor baik kantor pemerintah atau swasta karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Dan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional yang berasal dari berbagai kantor.
6. Penyusutan Arsip
a. Arti Penyusutan Arsip
Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah tersendiri baik bagi para pegawai/karyawan pada umumnya maupun bagi karyawan kearsipan pada khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip itu sendiri membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi permasaalahan tersebut, perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang sudah betul-betul sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang, maupun untuk masa yang akan datang.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, yang termasuk penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing.
2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
b. Tujuan Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi administratif, dan dari segi penelitian.
I. Dari Segi Administratif
Dari segi administratif, tujuan penyusutan arsip adalah :
a. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
b. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, dan lain-lain.
c. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru.
d. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip in aktif yang bernilai berkelanjutan ke tempat yang lebih baik.
e. Untuk memudahkan pengiriman ke arsip Nasional.
II. Dari Segi Penelitian Ilmiah
Penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah membantu para ilmuan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah.


7. Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
• Tidak hilang,
• Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab,
• Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi,
• Tidak cepat / mudah rusak.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari perlindungan arsip adalah dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta kehidupan pemerintahan.
Usaha untuk dapat melindungi arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu dengan penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, dan pengawetan arsip.
a. Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.
b. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut :
1. Pengaturan ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
a. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
f. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama.
g. Lokasi ruangan/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri.
2. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
a. Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
o Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.
o Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip.
b. Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
o Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan Vacuum cleaner.
o Arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak hendaknya dipisah dengan arsip lainnya.
o Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.


1. Pengamanan arsip dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
o Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
o Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 (duapuluh) tahun.
2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, sinar matahari, kotoran udara, jamur dan sejenisnya, dan berbagai jenis serangga perusak/pemakan kertas arsip lainnya.
Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara :
 Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali
 Laminasi arsip adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
 Microfilm
c. Pengawetan Arsip
Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya :
a. Dengan mengadakan reproduksi dan fotografi,
b. Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip,
c. Dengan mengadakan laminasi arsip.
Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti diatas selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip, yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang Arsip Nasional Republik Indonesia.

B. Pengelolaan arsip pada LPMP Bengkulu
Berdasarkan observasi, wawancara dan studi pustaka yang dilakukan penulis selama magang, sistem kearsipan pada LPMP Bengkulu dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Pencatatan, penyimpanan dan penyusutan/pemusnahan Arsip
a. Pencatatan
Sistem pencatatan arsip yang digunakan oleh petugas kearsipan LPMP Bengkulu tidak menggunakan kartu kendali tetapi menggunakan buku agenda arsip. Adapun prosedur pengarsipan di LPMP Bengkulu sebagai berikut :
1. Setiap surat masuk dan keluar digandakan untuk arsip
2. Surat dipilah kemudian diberi kode oleh petugas arsip
3. Setelah diberi kode oleh petugas, surat tersebut dicatat dibuku agenda arsip.
4. Surat yang telah dientry di filling dalam lemari penyimpanan arsip, sesuai kode.
5. Pengembalian arsip harus pada tempat dan sesuai urutan semula.




























Peminjaman






b. Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip pada LPMP Bengkulu menggunakan Sistem Subyek yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada isi dari warkat yang bersangkutan, berkenaan dengan pokok permasalahan. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek misalkan masalah yang berkenaan dengan Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan dan lain-lain.
Penyimpanan arsip pada LPMP Bengkulu mengikuti Asas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif yang dilakukan pada unit pengolah sedangkan penyimpanan arsip in-aktif di pusatkan pada Subbag Umum Urusan Persuratan.
c. Penyusutan/pemusnahan Arsip
Arsip-arsip yang dimusnahkan yaitu arsip biasa maupan arsip penting yang dianggap tidak berguna lagi dimana ini dilakukan pada tenggang waktu tertentu.
LPMP Bengkulu menggunakan sistem penyusutan arsip yaitu :
o Penyusutan arsip yang sifatnya biasa, dilakukan penyimpanan per 5 (lima) tahun kemudian dimusnahkan setelah 5 (lima) tahun kemudian.
o Penyusutan arsip yang sifatnya penting, dilakukan penyimpanan per 15 tahun, kemudian dimusnahkan setelah lima tahun kemudian.
Sistem penyusutan yang diterapkan ini tidak mengikat, tergantung pada kebutuhan terhadap arsip dimana arsip akan tetap dipertahankan apabila masih dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan di masa-masa mendatang.
Penyusutan/pemusnahan arsip dimaksudkan untuk menghemat tempat penyimpanan arsip yang selama ini sangat terbatas, dan juga arsip tersebut tidak perlu lagi dipertahankan untuk disimpan karena nilai kegunaannya sudah tidak dibutuhkan lagi. Selain penyusutan/ pemusnahan arsip, ada pula beberapa arsip yang dinyatakan rusak atau hilang.
Baik penyusutan/pemusnahan, rusak maupun yang dinyatakan hilang, maka dibuat berita acaranya sehingga arsip tersebut dapat dipertanggung jawabkan dari segi penyusutannya, kerusakannya, maupun yang dinyatakan hilang. Cara pemusnahan arsip yang biasa dilakukan pada LPMP Bengkulu yaitu dibakar sampai habis dan dihancurkan atau dicacah dengan mesin pencacah kertas.

2. Penilaian dan Pemeliharaan Arsip
a. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penilaian arsip, petugas kearsipan LPMP Bengkulu menentukan dasar penilaian sebagai berikut :
1. Nilai sesuatu didasarkan atas pandangan segi penting atau tidaknya arsip itu untuk kebijaksanaan selanjutnya atau pandangan segi sejarah suatu organisasi. Penentuan untuk nilai arsip didasarkan pada tingkat daya guna, jangka waktu penyimpanan tulisan organisasi dan bahan administrasi lainnya dengan memperhatikan :
a. Arti nilai administrasi sebagai bahan bukti dan alat pengingat.
b. Arti dan nilai isi persoalan.
c. Pengaruh dan tingkat klasifikasi.
d. Ketentuan dan peraturan lainnya terutama untuk surat dan bahan bukti mengenai persoalan keuangan dan perbendaharaan.
2. Jika dalam menilai suatu tulisan organisasi mendapat keraguan, ditentukan nilai yang lebih tinggi.
Cara penilaian arsip yang dilaksanakan oleh LPMP Bengkulu antara lain petugas arsip menilai dan memberi catatan aktif atau inaktif oleh Kepala. Setiap tiga atau enam bulan sekali petugas arsip mengadakan penilaian dengan cara sebagai berikut :
a) Memilih atau memisahkan arsip dari bukan arsip (non arsip).
b) Menilai dan memisahkan arsip aktif, inaktif dan bukan arsip.
c) Arsip aktif dan bukan arsip aktif dibina atau dipelihara, sedangkan arsip inaktif yang tidak dipergunakan lagi dimusnahkan.
Arsip yang tidak boleh hilang atau dimusnahkan seperti arsip aset pertanahan dan arsip pendirian kantor.
b. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip pada LPMP Bengkulu bertujuan menjaga arsip agar tidak cepat rusak dan hilang, baik karena alamiah maupun sebab lainnya, sehingga dapat memperpanjang usia informasi yang terdapat pada arsip sesuai dengan kebutuhan. Adapun sumber kerusakan arsip terdiri dari dua macam :
1. Kerusakan dari dalam, disebabkan :
a. Mutu kertas yang kurang baik.
b. Mutu pita mesin tulis atau tinta yang kurang baik.
c. Perekat yang disenangi serangga (yang dibuat dari tapioka, tulang, dan kulit).
d. Klip yang mudah berkarat.
2. Kerusakan dari luar, berasal dari :
a. Udara yang terlalu lembab atau tidak kering.
b. Sinar matahari langsung.
c. Debu, api, dan air.
d. Rayap, rengat, kutu, kecoa, dan tikus.
e. Tangan berkeringat atau berminyak.
Untuk dapat memelihara arsip dengan baik maka petugas kearsipan LPMP Bengkulu melakukan beberapa cara pencegahan untuk mengatasi kerusakan pada arsip serta sarana pemeliharaannya sebagai berikut :
1. Petugas kearsipan menjaga ruang penyimpanan arsip agar terhindar dari api yang dapat membakar arsip yaitu petugas dilarang merokok di dalam ruangan penyimpanan arsip.
2. Petugas kearsipan membersihkan dan mengontrol ruang penyimpanan arsip setiap hari agar arsip terhindar dari debu dan air yang dapat membuat arsip menjadi kotor dan basah.
3. Sebagai pengganti AC (air conditioner) maka ruang penyimpanan arsip dibuat lubang ventilasi udara agar arsip tidak menjadi lembab dan tumbuhnya jamur yang dapat merusak arsip.
4. Di setiap lemari arsip, rak arsip, box arsip diberi obat anti rayap/kapur barus.
5. Petugas kearsipan pada saat mengambil arsip harus menjaga kebersihan tangan (dilarang menyentuh arsip apabila tangan kotor atau berminyak).
6. Petugas kearsipan membuat tirai yang menutupi ruang penyimpanan arsip untuk menghindari sinar matahari langsung yang dapat merusak jaringan sellulose kertas.

3. Masalah – masalah yang dihadapi dan pemecahannya
Apabila dilihat dari sistem penataan arsip pada LPMP Bengkulu, dimana lembaga ini menggunakan sistem Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi, masih terdapat berbagai masalah dan hambatan yang ditemui dalam usaha penyempurnaannya. Adapun masalah-masalah yang ditemui adalah :
1. Sistem kearsipan yang diterapkan pada LPMP Bengkulu sebagian unit penyimpanan arsipnya masih mengunakan metode manual seperti pencatatan, dan sebagainya. Ini mengakibatkan pengelolaa kearsipannya masih kurang efektif .
Pemecahannya yaitu, karena LPMP Bengkulu ditunjang dengan dana yang memadai, maka sebaiknya keseluruhan unit penyimpanan arsip menggunakan sistem komputerisasi demi efektivitas pengelolaan arsipnya.
2. Terbatasnya pegawai yang memiliki pengetahuan dalam bidang kearsipan. LPMP Bengkulu dimana dalam beberapa tahun terakhir ini hanya memiliki 1 (satu) orang arsiparis yang di bantu oleh beberapa orang staf persuratan.
Pemecahannya adalah perlu adanya pembinaan pegawai yang ditempatkan pada bagian kearsipan dengan memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengikuti pendidikan baik melalui kursus-kursus, mengikuti pelatihan-pelatihan, maupun penataran-penataran bidang kearsipan sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan prestasi kerja mereka dapat meningkat.
3. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat surat dari bagian arsip yang diperlukan oleh Kepala atau bagian lain dalam instansi, Surat atau warkat yang masuk ke bagian kearsipan semakin bertambah sedangkan peralatan tidak bertambah sehingga tidak mencukupi kebutuhan, kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang dipinjam atau pengembaliannya sehingga karena terlalu lamanya peminjaman, petugas sudah tidak tidak dapat diingat lagi oleh petugas yang mengeluarkannya dari ruang arsip.
Untuk mengatasi keadaan diatas, maka perlu diadakan penyempurnaan secara menyeluruh terhadap pegawai dan peralatannya sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif. Dalam menangani sisem kearsipan untuk menunjang kelancaran pekerjaan dalam pencapaian tujuan organisasi, perlu dimengerti prosedur, metode dan sistemnya sesuai dengan perluasan perkembangan organisasi.





BAB V
P E N U T U P

5.1. Kesimpulan
Selama 2 (dua) bulan melaksanakan magang, dengan hasil observasi, pengamatan, wawancara, studi pustaka atau pun dengan konsultasi sesuai dengan kegiatan yang penulis laksanakan dapat disimpulkan bahwa :
1. Penulis telah memperoleh pengetahuan praktis dan pengalaman dalam menghadapi masalah-masalah di dunia kerja nyata sehingga dapat menyadari dan memahami kompleksitas dunia kerja serta mempelajari cara pemecahan masalah secara teoritis dan praktis.
2. LPMP adalah instansi vertikal yang merupakan UPT (Unit Pelaksana Teknis) Pusat di lingkungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Depdiknas.
3. LPMP merupakan perubahan nama dari BPG di seluruh Indonesia yang bertugas sebagai lembaga penjaminan mutu pendidikan di propinsi walaupun dalam pelaksanaannya belum berjalan secara optimal, ini terkendala karena kurangnya promosi oleh LPMP kepada masyarakat terutama dunia pendidikan.
4. Sistem dalam tata kerja sub bagian umum sudah cukup baik tapi masih perlu di tingkatkan lagi koordinasi antar staf dan tanggung jawab terhadap tugas masing-masing.
5. Penyelenggaraan arsip pada LPMP Bengkulu meliputi tahapan-tahapan pengelolaan arsip yang satu sama lain saling terkait dan mendukung, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.
6. Untuk kelancaran pengelolaan kearsipan pada LPMP Bengkulu dibutuhkan keahlian dan pemahaman tersendiri mengenai prosedur pengarsipan agar suatu saat arsip yang diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
7. Dengan adanya penyimpanan yang baik yakni pemberkasan, penataan, dan penempatan arsip yang sistematis dapat memudahkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, arsip yang telah disimpan perlu dipelihara yang bertujuan untuk menjaga arsip agar tidak cepat rusak atau tidak terjadi kehilangan baik secara alamiah maupun akibat kelalaian petugas.
8. Pemusnahan arsip tidak sembarangan dilakukan, melainkan harus sesuai prosedur yang ada agar tidak terjadi kesalahan dalam pemusnahan arsip yang dikemudian hari masih dibutuhkan.
9. Masalah yang paling dominan dihadapi dalam pengelolaan arsip pada LPMP Bengkulu adalah terbatasnya pegawai yang dapat memahami bidang kearsipan.

5.2. Saran
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Perlu adanya kerjasama yang baik antar sesama lembaga terkait yang ada dalam propinsi Bengkulu dan meningkatkan promosi kepada masyarakat terutama dunia pendidikan guna mewujudkan visi dan misi serta tujuan LPMP Bengkulu.
2. Meningkatkan profesionalisme sebagai penentu keberhasilan dalam pengelolaan kearsipan pada suatu unit organisasi yaitu dengan meningkatkan kemampuan para petugas kearsipan dalam melaksanakan pekerjaannya.
3. Pemeliharaan arsip perlu diperhatikan dengan sebaik-baiknya untuk menghindari kerusakan dan kehilangan arsip, untuk itu arsip perlu dijaga dan dilindungi baik dalam penggunaan maupun dalam penyimpanannya.
4. Diperlukan sarana dan fasilitas yang cukup memadai dalam menunjang evektifitas pengelolaan kearsipan, agar dapat membantu kelancaran pekerjaan dalam rangka untuk mencapai hasil yang maksimum.
5. Perlu adanya perbaikan kembali dalam penataan dan penyusunan dokumen-dokumen arsip dalam almari arsip maupun rak arsip agar terlihat rapi dan memudahkan penemuan kembali arsip tersebut.
6. Adanya peningkatan kedisiplinan bagi petugas kearsipan maupun staff yang lainnya ketika berada di ruang penyimpanan ataupun ketika melakukan penyelenggaraan kearsipan yaitu dengan mematuhi peraturan yang ada.
7. Hendaknya pengelolaan kearsipan dilakukan dan didukung dengan menggunakan sistem komputerisasi agar penanganan data tersebut dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan, PT. Gramedia, Jakarta.
Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran, CV. Mandar Maju, Bandung.
Mulyono, Sularso. 1985. Dasar-dasar kearsipan, liberty, Yogyakarta.
Tatang M. Amirin. 1989. Sistem Kearsipan Dinamis, SAP Akademi Sekretari Dan Manajemen Atmajaya. Jakarta.
The Liong Gie. 1984. Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta, Nur Cahaya.
Panduan Magang Mahasiswa Jurusan Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Bengkulu 2008
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2007 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan
Profil LPMP Bengkulu
Widjaja A.W. 1986. Administrasi Kearsipan, Rajawali Press, Jakarta.
Wilson, Nadeak. 1989. Sistem Pengukuran Arsip, Jakarta, Binarupa Aksara.