EFEKTIVITAS PELAYANAN ADMINISTRASI DI SUB BAGIAN REGISTRASI DAN STATISTIK REKTORAT UNIVERSITAS BENGKULU

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Dalam rangka untuk memberikan pelayanan suatu institusi pendidikan secara kontinyu harus mengadakan pembinaan kelembagaan, langkah ini penting untuk memperbaiki kualitas pelayanan dari waktu ke waktu. Milton Esman mengemukakan sebagai berikut :
“Pembinaan kelembagaan merupakan suatu perspektif dalam merencanakan dan mengarahkan perubahan sosial. Ia memperhatikan inovasi yang bermakna perubahan kulitatif. Dalam bentuk norma-norma pola prilaku, hubungan individu dan kelompok, persepsi baru tentang sasaran, demikian juga caranya. “ ( Dalam Bintoro T, dan Mustopadidjaya, 1993:41 )

Langkah pembinaan tersebut diperlukan oleh suatu lembaga/ institusi dikarenakan tingkat kepuasan yang diterima oleh pengguna layanan tentunya akan terus berubah seiring dengan baiknya tingkat pendidikan. Dengan demikian dalam upaya meningkatkan layanan diperlukan upaya yang sungguh-sungguh dan kontinyu agar apa yang diharapkan dapat tercapai.
Usaha meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh suatu institusi merupakan faktor yang juga tidak bisa diabaikan adalah kualitas sumber daya manusia yang memadai dalam hal ini adalah pegawai institusi/ lembaga tersebut. Disamping memiliki kemapuan teknis, seorang pegawai juga dituntut untuk memiliki sikap dewasa dalam suatu lembaga/institusi. Anggiat M. Sinaga, dan Sri Hadiati WK, ( 2001 : 20 ), mengemukakan sebagai berikut :
Dalam suatu organisasi seyogyanya menunjukkan ciri-ciri sebagai berikut :
a. Pegawai tersebut ditempatkan dalam suatu jabatan organisasi dengan didasarkan atas kemampuan ( competency ) seorang dalam jabatan dimaksud.
b. Pegawai tersebut dipercaya dalam melaksanakan tugas.
c. Pegawai tersebut menunjukkan percaya diri dalam mengemban tugas dalam pengambilan keputusan.
d. Pegawai tersebut tidak diberlakukan sebagai anak kecil dalam arti senantiasa dituntun, dibimbing dan diajari dalam setiap pelaksanaan tugas yang ditetapkan.
e. Pegawai tersebut dapat mengetahui dampak yang baik dan yang buruk terhadap misi organisasi.
f. Pegawai tersebut dapat memanfaatkan berbagai peluang guna peningkatan kinerja organisasi.
g. Pegawai tersebut dapat mengembangkan hubungan kerja, jaringan kerja guna peningkatan kinerja dan efektivitas organisasi.
h. Pegawai tersebut mempunyai martabat, harga diri.

Untuk meningkatkan pelayanan kepada khalayak diperlukan adanya keterpaduan antara perbaikan fungsi dan peranan suatu institusi baik dari kelembagaan dan juga adanya peningkatan kualitas sumber daya manusia. Walaupun pencapaian tingkat kepuasan tersebut merupakan suatu pekerjaan yang tidak mudah namun dengan adanya upaya terus menerus akan menciptakan suasana yang kondusif bagi terciptanya keinginan bersama.
Universitas Bengkulu sebagai salah satu Perguruan Tinggi merupakan suatu institusi yang memiliki tujuan pokok yang menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran berdasarkan kebudayaan kebangsaan Indonesia dengan cara ilmiah yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Buku Penuntun Program Pendidikan Sarjana dan Diploma, 2005:3).
Dalam rangka pengelolaan pendidikan tinggi sesuai dengan PP Nomor 30 Tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi, maka salah satu bentuknya adalah dengan membentuk unsur pelaksana administrasi yang merupakan perangkat yangmenyelenggarakan keseluruhan pelayanan teknis dan administrasi yang diperlukan dalam pengelolaan sumber daya ( manusia, sarana, dana dan pengelolaan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat).
Fungsi Sub Bagian Registrasi dan Statistik merupakan salah satu unsur penting dalam upaya memberikan pelayanan kepada mahasiswa, memegang peranan penting untuk mengatur dan mengorganisir berbagai hal yang berhubungan dengan administrasi kemahasiswaan. Langkah ini penting dikarenakan merupakan salah satu hak mahasiswa untuk memperoleh Kartu Mahasiswa, Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi dan Nomor Induk Mahasiswa, registrasi dan layanan pembayaran SPP untuk semua fakultas.
Adapun rincian tugas dari Sub Bagian Registrasi dan Statistik adalah :
1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan Sub Bagian Registrasi dan Statistik Rektorat Universitas Bengkulu;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan serta menyusun sarana pemecahan masalah di bidang registrasi dan statistik;
3. Mengumpulkan dan mengolah data kemahasiswaan;
4. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan registrasi mahasiswa;
5. Mempersiapkan Kartu Mahasiswa (KM), Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS) dan pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM);
6. Melakukan urusan registrasi dan penyusunan statistik mahasiswa;
7. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang registrasi dan statistik mahasiswa;
8. Menyusun laporan Sub Bagian Registrasi dan Statistik.

Kondisi obyektif di Sub Bagian Registrasi dan Statistik menunjukkan bahwa untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa masih menemui banyak kendala. Keadaan tersebut tidak bisa dilepaskan dari lingkungan rektorat dan disiplin dari pegawai yang berkewajiban memenuhi hak-hak yang dimiliki oleh mahasiswa khususnya di bidang registrasi. Adapun indikasi dati fenomena tersebut adalah :
1. masih kurangnya disiplin dalam pengaturan LHS.
2. penerimaan bea siswa kepada mahasiswa yang sering tidak tepat sasaran.

Dari kenyataan tersebut di Sub Bagian Registrasi dan Statistik di atas, mendorong penulis untuk mengadakan penelitian dengan judul “ Efektivitas Pelayanan Administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik Rektorat Universitas Bengkulu”.

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan pokok permasalahan sebagai berikut : “ Bagaimanakah Efektifitas Pelayanan Administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik Rektorat Universitas Bengkulu ? ”.

1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan data mengenai efektivitas pelayanan administrasi kemahasiswaan di sub bagian registrasi dan statistic rektorat Universitas Bengkulu.

1.4 Kegunaan Penelitian
1.4.1 Aspek Pengembangan Ilmu
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan terhadap perkembangan ilmiah dibidang administrasi Negara khususnya dalam efektivitas pelayanan Sub Bagian Registrasi dan Statistik di Rektorat Universitas Bengkulu.

1.4.2 Aspek Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi Sub Bagian Registrasi dan Statistik di Rektorat Universitas Bengkuludalam pelaksanaan fungsi sesuai dengan tuntutan, yaitu meningkatkan kualitas pelayanan kepada mahasiswa.






BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Efektifitas Pelayanan Sub Bagian Registrasi Dan Statistik
2.1.1 Pengertian Efektivitas
Suatu system pelayanan administrasi biasanya terdiri dari berbagai unsure yang terintegrasi untuk melaksanakan kewenangan dan tugasnya masing-masing. Lembaga Administrasi Negara ( 1997 : 1 )menyatakan sebagai berikut :
“ Suatu system pada hakikatnya adalah seperangkat komponen, elemen, unsur atau subsistem dengan segala atributnya yang satu sama lain saling berkaitan, pengaruh-mempengaruhi dan saling tergantung sehingga keseluruhannya merupakan suatu kesatuan yang terintegrasi atau suatu totalitas, serta mempunyai peranan atau tujuan tertentu. Nilai atau peranan suatu system akan dipengaruhi oleh nilai atau peranan sub-subsistemnya. Sebaliknya nilai atau peranan suatu subsistem akan ditentukan oleh nilai atau peranan system yang bersangkutan. Suatu system bersama dengan berbagai system lain yang lai berinteraksi merupakan sub-subsistem dari suatu system yang lebih besar. ”
Dari pendapat di atas terlihat bahwa sebagai suatu system memiliki hubungan yang erat satu bagian dengan bagian yang lainnya baik secara internal maupun eksternal. Untuk mencapai tujuan yang diembannya maka Universitas Bengkulu lebih efektif dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, sehingga kewajiban yang diembannya dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Sondang P. Siagian ( 1994 : 151 ) memberikan pengertian efektivitas kerja sebagai penyelesaian pekerjaan tepat waktu yang telah ditetapkan, artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat bergantung bilamana tugas itu diselesaikan atau tidak terutama menjawab pertanyaan bilamana cara melaksanakan dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Efektivitas organisasi memusatkan perhatian utama pada gejala-gejala dalam lingkup organisasi. Efektivitas selalu diukur berdasarkan prestasi, produktivitas, laba dan seterusnya.
Sedangkan Hamzah Yaqub ( 1989 : 9 ) menyatakan bahwa efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telaha ditetapkan terlebih dahulau. Agar sebuah organisasi dapat berjalan efektif, diperlukan sasaran sebagai tindakan dan alokasi sumber daya organisasi dalam kegiatan atau operasional organisasi. Keberhasilan pencapaian berbagai sasaran organisasi menurut Modul yang dikeluarkan LAN dan BPKP ( 2000 : 7 ) sangat penting ditinjau untuk :
a. Lebih menjamin suksesnya pelaksanaan rencana jangka panjangyang sifatnya menyeluruh yang berarti menyangkut keseluruhan instansi berikut satuan kerjanya.
b. Meletakkan dasar yang kuat untuk mengendalikan dan memantau kinerja organisasi.
c. Sebagai alat untuk memicu agar semua bgian organisasi sadar akan kemungkinan timbulnya permasalahan, kaerana adanya bidang-bidang kegiatan.
Selanjutnya di dalam LAN dan BPKP ( 200 : 9 ) menyebutkan bahwa agar sasran ini dapat efektif maka sasaran harus bersifat atau memiliki criteria sebagai berikut :
a. Spesifik, sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik pula .
b. Dapat dinilai dan terukur, sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabillitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodelogi untuk mengukur pencapaian sasaran harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
c. Menantang namun dapat dicapai.

Dengan demikian, efektivitas dalam mencapai sasaran yang telah dibuat, diindikasi dengan adanya sasaran yang spesifik yang diinginkan, sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya, dan aspek lain yang perlu diperhatikan adalah proses tersebut menantang namun dapat dicapai namun dapat dicapai dengan sumber daya yang ada.

2.2 Tugas dan Fungsi Registrasi Kemahasiswaan
Organisasi merupakan suatu proses kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Dwight Woldo (1956), organisasi adalah suatu hubungan-hubungan dominan orang-orang berdasarkan wewenang bersifat tetap dalam suatu sistem administrasi. Sejalan dengan uraian tersebut diatas maka hal penting yang diperhatikan adalah bagaimana cara dari pencapaian tujuanyang telah ditetapkan, diantaranya adalah harus membentuk sistem yang utuh dan berdasarkan atas prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
Gagriel Iglesias ( dalam Bintorao Tjokro Amidjojo, 1993:46 ), mengemukakan bahwa kemampuan administrasi untuk melaksanakan telah diidentifikasikan sebagai faktor kritisdalam proses pelaksanaan rencana, ( implementasi gaps ). Kecuali apa yang diputuskan untuk dilakukan, ada banyak masalah yang berkembang dalam pelaksanaan suatu kebijaksanaan atau program pembangunan akan mengaitkan hubungan sosial, ekonomi, politik, dan lain-lain dalam penalaran pencapaian hasil. Hal ini menjadi perhatian dari sub-sub alur ini.
Fungsi menurut Moekijat ( 1989:205 ) adalah suatu operasi yang sudah biasa dari suatu kegiatan atau pekerjaan. Suatu fungsi dapat juga dikatakan sebagai suatu tindakan yang layak mengenai sesuatu. Sedangkan tugas dan fungsi dalam ilmu administrasi merupakan dua kata yang sering disebut dan jarang dipisahkan. Tugas ( Pendidikan dan Kebudayaan, 1996 ) mengandung arti sesuatu yang wajib dikerjakan atau yang ditentukan untuk dilakukan; pekerjaan yang menjadi tanggung jawab; pekerjaan yang dibebankan.
Mengenal dan memahami tugas dan fungsi sebuah lembaga tidak terlepas dari pemahaman fungsi kantor secara umum. Kantor berguna untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat. Mengadakan komunikasi berarti memberi dan menerima keterangan sanpai dengan menganalisis dan pengawasan. Fungsi-fungsi pokok sebuah kantor adalah menerima, mencatat, menyusun, menganalisis dan memberi keterangan.
A. Mintoro dan Sedarmayati ( 1992:4 ) menilai penyelenggaraan perkantoran merupakan inti kehidupan organisasi, karena kantor mempunyai fungsi :
1. sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan.
2. membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.
3. membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen, prosedur dan metode kerja.
4. membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna.
Sedangkan aspek-aspek yang berkaitan dengan manajemen perkantoran adalah :
1. Tujuan; adalah yang paling penting untuk menilai dan membentuk tujuan sebuah kantor atau bagian-bagiannya.
2. Organisasi; penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas kepada pegawai.
3. Metode ( sama dengan sistem-sistem ) adalah urutan pelaksanaan-pelaksanaan dan bagaimana serta di mana pelaksanaan-pelaksanaan itu dilaksanakan.
4. Pegawai; berhubungan dengan pencarian calon pegawai, penempatan, pelatihan, kenaikan jabatan dan pemberhentian mereka.
5. Mesin-mesin dan perlengkapan; semua benda mati yang dipergunakan dalam kantor guna membantu pelaksanaan pekerjaan.

Dengan demikian, dalam kapasitas sebagai suatu organisasi memiliki struktur pembagian kerja yang jelas dan adanya tujuan. Prajudi Atmosudiro ( dalam Adam Indrajaya, 1993:4 ) mengemukakan bahwa oganisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antar kelompok orang-orang pemegang posisi yang bekerja sama secara bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam pasal 53 dan 54 Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Bengkulu tentang Tata Kerja Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut :



Pasal 53
1) Biro administrasi akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi adalah unsur pembantu pimpinan dibidang administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung terhadap rektor.
2) Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi dipimpin oleh seorang kepala.

Pasal 54
Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi mempunyai tugas memberikan layanan administrasi di bidang administrasi, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi di lingkungan Universitas Bengkulu.

Uraian tersebut memeperlihatkan bahwa biro administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi bertanggung jawab pada rektor dan tugasnya adalah memberikan layanan administrasi dibidang akademik, kemahasiswaan, perencanaa dan sitem informasi dilingkungan Universitas Bengkulu.
Dalam surat edaran yaitu SK Rektor No: 455/J.30/P/HK/1997 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Bengkulu, dikemukakan bahwa :
1. Semua fasilitas Universitas hanya digunakan untuk kepentingan institusi.
2. Semua karyawan atau tenaga administrasi harus bertindak dengan penuh tanggung jawab dan waijb.
1) Mentaati jam kerja dan ketentuan lainnya sebagai tenaga karyawan/ non-akademik.
2) Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada mahasiswa, dosen, sesama karyawan, dan kepada masyarakat menurut bidang tugas masing-masing.
3) Menjaga rahasia jabatan dengan sebaik-baiknya.
4) Menggunakan dan memelihara sebaik-baiknya barang inventaris dan fasilitas milik universitas lainnya.
5) Mempersiapkan fasilitas penunjang kegiatan akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
6) Menghindari tugas pelayanan yang bersifat menghambat, merugikan pihak lain, atau mempersulit kelancaran tugas-tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3. Karyawan/ tenaga non-akademik tidak dibenarkan melakukan pekerjaan-pekerjaan yang bukan merupakan tanggung jawabnya atau kewenangannyabaik dalam bidang akademik, kemahasiswaan, maupun bidang protokoler.

Untuk efektifnya pekerjaan di bagian registrasi dan statistik Universitas Bengkulu diperlukan langkah-langkah, metode, dan teknik perubahan organisasi seperti peningkatan kualitas sumber daya manusia, perubahan budaya, dan strategi, mampu mengatasi hambatan-hambatan dengan baik. Sebagai suatu organisasi bagian Registrasi dan Statistik harus menjadi birokrasi mengandung arti dan implikasi yang positif, yakni dimaksudkan sebagai suatu organisasi yang rasional dalam rangka pengambilan keputusan untuk kepentingan yang lebih luas.




BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Batasan Konsep
Adapun batasan konseptual dari efektivitas pelayanan administrasi kemahasiswaan pada Sub Bagian Registrasi Dan Statistik di Rektorat Universitas Bengkulu adalah suatu tingkat keberhasilan pelayanan kepada mahasiswa yang merupakan tugas dari Sub Bagian Registrasi dan Statistik di Rektorat Universitas Bengkulu.

3.2 Data Yang Diperlukan
Sejalan dengan tujuan penelitian, yaitu untuk mengetahui efektivitas pelayanan administrasi kemahasiwaan di bagian registrasi rektorat Universitas Bengkulu, maka kegiatan yang diteliti adalah :
a. Menghimpun : yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat : yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
c. Menyimpan : yaitu kegiatan dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Dalam bidang :
a. Trnskrip nilai, yaitu pelayanan administrasi kemahasiswaan kepada mahasiswa dibidang pengurusan transkrip nilai.
b. Pembauatan LHS, yaitu pelayanan administrasi kemahasiswaan kepada mahasiswa dibidang pengurusan Laporan Hasil Sementara terhadap mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa.
c. Pengisisan KRS, yaitu pelayanan administrasi kemahasiwaan kepada mahasiswa dibidang pengurusan karrtu rencana studi pada setiap semesternya.
d. Pengurusan Bea Siswa, yaitu pelayanan administrasi kemahasiswaan kepada mahasiswa mengenai urusan transkrip nilai.
e. Pernyataan masih kulliah, yaitu pelayanan administrasi kemahasiswaan yang akan mengurus surat keterangan masih kuliah.
f. Cuti akademik, yaitu pelayanan administrasi kemahasiswaan kepada mahasiswa yang akan mengambil cuti akademik.

3.3 Sasaran Penelitian
Adapun sasaran dari penelitian ini adalah 5 orang pegawai atau staff bagian registrasi dan statistik di rektorat Universitas Bengkulu dan 15 orang mahasiswa fakultas ISIPOL, tahap akhir yaitu mahasiswa semester 6 yang telah memanfaatkan pelayanan akademik seperti pengurus transkrip nilai, LHS, KRS, Bea Siswa dan Cuti di fakultas ISIPOL. Adapun alasan pemilihan 5 orang sasaran penelitian tersebut dikarenakan mereka berkaitan dan menangani langsung tugas-tugas di bidang registrasi dan statistik. Sedangkan pemilihan mahasiswa tahap akhir dikarenakan mereka diasumsikan pernah memperoleh pelayanan dibidang registrasi di rektorat Universitas Bengkulu.